Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi dengan Tim Virtual

[ad_1]

Ketika tim yang tersebar menjadi lebih dan lebih menguntungkan di antara para majikan, khususnya di dunia IT, hambatan komunikasi dapat menghambat tim virtual ini untuk mencapai produktivitas optimal. Tidak hanya akan membubarkan tim mengalami kesulitan berkomunikasi melalui perangkat teknologi, tetapi mempertimbangkan sifat global dari tim yang sengaja tersebar berarti bahwa masalah komunikasi antarbudaya juga akan menjadi sumber konflik. Saat ini banyak tim yang sering tersebar di negara-negara seperti India dan Cina. Bahasa Inggris adalah bahasa yang digunakan untuk bisnis dan bahkan jika semua anggota tim dapat berbicara dengan sangat baik, berurusan dengan audio berkualitas rendah pada panggilan konferensi, dapat menonjolkan aksen sehingga sulit untuk mengikuti apa yang dikatakan. Bahkan dalam situasi di mana tidak ada aksen, itu sudah sering sulit dipahami. Menambahkan beberapa aksen berat menciptakan situasi yang membuat frustasi bagi semua orang karena percakapan terhenti ketika orang dipaksa untuk mengulangi beberapa kali. Juga, kadang-kadang karena takut menjadi tidak sopan atau tidak peka informasi hilang ketika orang menyerah untuk mencoba memahami apa yang sedang dikomunikasikan.

Tim yang tersebar menciptakan peluang bagi perusahaan untuk menyelesaikan tugas secara lebih efektif dan efisien, menyelamatkan perusahaan dalam biaya perjalanan dan memungkinkan perusahaan untuk membawa produk dan layanan baru ke pasar secara tepat waktu. Tim yang tersebar antar budaya dapat memberikan manfaat bagi perusahaan lebih jauh dengan menyumbangkan strategi dan perspektif baru untuk dinamika tim. Namun, membangun kepercayaan dan pengembangan kepercayaan adalah isu-isu penting yang membubarkan tim antar budaya untuk mengatasi (Uber Gross, 2002). Kesalahpahaman khususnya dalam komunikasi dapat berkontribusi pada kepercayaan membangun hambatan dalam tim antar budaya. Beberapa metode yang dapat membantu meningkatkan kemampuan tim untuk berkomunikasi adalah dengan membangun koneksi pribadi dengan satu sama lain, berkomunikasi melalui beragam sarana teknologi dan mendidik anggota mengenai perbedaan budaya yang mungkin ada.

Langkah pertama adalah membangun hubungan dengan anggota tim yang lain. Ini mungkin sulit mengingat anggota tim berada di seluruh dunia tetapi dalam masyarakat saat ini, membangun hubungan melalui sarana teknologi lebih mudah dari sebelumnya. Di awal durasi proyek, tim harus berusaha membangun kepercayaan satu sama lain. Jika perjalanan bisnis terlalu mahal atau tidak efisien untuk tim, membangun hubungan pribadi dengan berbagi foto satu sama lain dapat membantu anggota memasang wajah dengan suara yang mereka dengarkan dan memungkinkan mereka untuk menjalin hubungan pribadi.

Sering kali, tim yang tersebar dengan baik berkomunikasi sebagian besar melalui panggilan konferensi audio. Metode ini terutama menciptakan komunikasi miscon dan bahkan kehilangan informasi. Memvariasikan metode komunikasi di mana tim memanfaatkan dapat mengurangi masalah komunikasi, kehilangan informasi dan frustrasi di antara anggota tim. E-mail mungkin merupakan cara komunikasi yang efektif dalam situasi semacam ini. Metode ini memungkinkan penutur non-pribumi untuk mengumpulkan pikiran mereka dan menyusun pesan mereka dengan cara yang jelas dan ringkas. Ini juga dapat membantu mengurangi hilangnya informasi karena aksen bukan masalah dalam komunikasi e-mail. Penerima juga akan memiliki kesempatan untuk meminta klarifikasi segera. Namun, tim virtual yang menggunakan metode ini harus mengirim beberapa e-mail singkat melalui hari, bukan satu e-mail panjang, karena e-mail yang panjang bisa menjadi sangat membosankan untuk dibaca. Metode lain adalah panggilan konferensi video sebagai lawan untuk panggilan konferensi audio ketat. Metode ini juga meningkatkan waktu "tatap muka" yang dapat meningkatkan hubungan pribadi juga.

Terakhir, manajer dan eksekutif harus mendidik tim tentang perbedaan budaya yang ada dalam gaya komunikasi. Perbedaan budaya dapat terlihat dalam harapan komunikasi formal vs informal, toleransi terhadap komunikasi agresif / asertif dan komunikasi langsung dan tidak langsung (Uber Gross, 2002). Jika anggota tim sadar dan peka terhadap perbedaan-perbedaan dalam gaya komunikasi ini, mereka mungkin dapat mengatasi kesalahpahaman dan rintangan dengan komunikasi secara lebih efektif.

Sebagai kesimpulan, tim virtual yang tersebar di luar negeri dapat mengambil manfaat dari membangun hubungan interpersonal dan kepercayaan dengan anggota tim, berbagai metode komunikasi dan mendidik anggota tim tentang perbedaan budaya dan kepekaan. Menetapkan strategi ini dapat mengurangi frustrasi anggota tim dan hilangnya informasi yang pada gilirannya akan memungkinkan tim untuk bekerja lebih efektif dan efisien.

Kutipan:
Uber Gross, C., (2002). Mengelola komunikasi dalam tim antarbudaya virtual.
Komunikasi Bisnis Triwulanan , 65, 22-38.

[ad_2]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *