OPIE: Proses Sederhana untuk Manajemen Proyek oleh Tim

Kadang-kadang tim akan memulai proyek yang ditetapkan dan tidak dapat mengelolanya karena pengetahuan yang cukup tentang bagaimana merencanakan dan menerapkannya. Di lain waktu, tim mungkin memiliki proyek yang sukses dalam pekerjaan dan tidak mau membawa proyek ke kesimpulan atau tidak tahu kapan harus memberi tahu proyek utama selesai. Memiliki proses yang menunjukkan cara merencanakan dan menerapkan serta memulai dan menghentikan prosedur akan memungkinkan tim untuk mengelola proyek dengan lebih baik. Sebuah tim proses sederhana dapat digunakan adalah O.P.I.E. The O.P.I.E. Proses terdiri dari 4 tahap utama yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek berkualitas dengan tanggal yang diinginkan. Tahapan O.P.I.E. Buka dan Rencanakan, lalu Implement, dan akhirnya Akhiri. Mengucapkan O.P.I.E. akronim dapat berupa O-P atau O-Pi. Tidak semua proyek akan membutuhkan semua langkah dan output dari setiap tahap proses, namun semua proyek akan membutuhkan setiap tahap utama dilakukan.

Langkah-langkah Kunci dalam Buka Tahap

  • Tentukan Tujuan – untuk mengkomunikasikan proyek ini layak dilakukan
  • Lakukan Analisis – untuk memastikan proyek layak dilakukan
  • Dapatkan Preliminary Approval – untuk memastikan proyek tersebut layak
  • Tetapkan Manajer Proyek – – untuk memastikan proyek berjalan ke depan

Langkah-langkah Kunci dalam Rencana Tahap

  • Spesifikasi Dokumen – untuk memastikan semua orang mengetahui tingkat dan hasil proyek
  • Kembangkan Jadwal – untuk memastikan waktu yang tepat
  • Tentukan Sumber Daya – untuk memastikan cukup orang, peralatan, dan persediaan diberikan
  • Perkirakan Anggaran – untuk memastikan proyek ini efektif biaya
  • Dapatkan Persetujuan Rencana – untuk memastikan proyek tersebut adalah keuangan

Langkah-langkah Kunci dalam Melaksanakan Tahap

  • Bertahan Rapat – untuk memastikan masalah proyek dibahas dan dipecahkan
  • Jalankan Rencana – untuk tetap di jalur untuk menjadwalkan
  • Rencana Monitor – untuk melacak sumber daya dan anggaran
  • Kembangkan Komunikasi – untuk memberi tahu semua orang apa yang terjadi dengan proyek
  • Menangani Masalah – untuk memastikan tim bekerja sama dalam tujuan yang sama
  • Menyiapkan Progress Review – untuk memberi tahu tim dan manajemen tentang apa yang terjadi dengan proyek
  • Dapatkan Persetujuan Kinerja – untuk membiarkan manajemen menyetujui / menolak perubahan

Langkah-langkah Kunci dalam Akhir Tahap

  • Tutup Administrasi – untuk berbagi pelajaran yang dipelajari serta jadwal yang ketat dan sumber daya rilis
  • Hold Celebration – untuk berterima kasih kepada tim atas kontribusi dan memotivasi kinerja masa depan
  • Rencanakan Kompensasi – untuk memotivasi anggota tim dalam kinerja masa depan
  • Lakukan Evaluasi – untuk mengukur proyek menggunakan indikator keberhasilan tertentu

Tidak semua proyek tim akan memerlukan semua langkah dan output dari setiap tahap proses, namun semua proyek akan membutuhkan setiap tahap utama disertakan. Memanfaatkan O.P.I.E: tahapan Open, Plan, Implement, dan End; harus membantu tim untuk mengetahui apa yang harus dilakukan pada setiap tugas proyek serta mengasuransikan proyek memiliki titik penghentian sehingga tim dapat kembali ke pekerjaan normal secara penuh waktu atau mulai bekerja pada proyek baru yang penting.

Catatan: Langkah-langkah proses di atas adalah dari buku "Perencanaan dan Implementasi Proyek OPIE untuk Tim" oleh Shirley Fine Lee, hak cipta 2012. Semua hak dilindungi undang-undang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *