Tim – Membuat Mereka Bekerja

Saya baru-baru ini melakukan survei untuk menentukan beberapa tantangan yang dihadapi oleh mereka dalam kepemimpinan dan peran manajemen. Satu tema yang terus muncul berulang kali terkait dengan tantangan memimpin dan mengelola tim. Beberapa tantangan yang disoroti termasuk memotivasi dan berurusan dengan staf yang sulit.

Kita semua tahu bahwa tim yang bekerja sama memiliki potensi untuk memberikan hasil yang luar biasa. Pada saat yang sama kita juga tahu betapa sulitnya menerjemahkan potensi ini menjadi hasil. Jadi bagaimana Anda bisa membuat tim bekerja dan memberikan hasil yang bagus?

Tip 1: Beri Mereka Tujuan yang Jelas

Tujuan atau hasil yang tidak jelas menghasilkan hasil yang tidak konsisten atau, lebih buruk lagi, tidak ada hasil. Pikirkan tentang itu; jika orang tidak jelas tentang apa yang mereka coba capai, mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu menebak apa hasilnya daripada memberikan hasil. Pastikan Anda memberi tim Anda tujuan yang jelas bahwa itu lugas dan tidak ambigu.

Tip 2: Jadikan Itu Prioritas

Organisasi sering berbicara tentang nilai tim dan perbedaan yang mereka buat. Namun dalam pengalaman saya, orang-orang dalam organisasi sering bekerja dalam silo. Maksud saya, fungsi atau departemen mengambil keputusan dan tindakan berdasarkan apa yang terbaik bagi wilayah mereka daripada pelanggan, klien, atau pengguna akhir. Jadi bagaimana Anda melakukan ini? Biarkan orang tahu gambaran yang lebih besar dan buat mereka fokus pada tujuan organisasi daripada agenda pribadi.

Tip 3: Ciptakan Lingkungan yang Tepat

Pernah menemukan organisasi yang berbicara tentang nilai tim dan kemudian menciptakan lingkungan persaingan dan kepentingan diri sendiri? Bagian dari menciptakan lingkungan yang tepat adalah menciptakan struktur penghargaan yang menghargai kerja kolektif. Setiap orang di setiap level perlu tahu bahwa mereka yang berada di puncak menempatkan kolaborasi di depan persaingan.

Tip 4: Buat Dialog Terbuka

Akan sangat bodoh untuk berpikir bahwa tim yang sukses tidak pernah tidak setuju atau menghadapi konflik. Dialog yang merusak adalah tanggung jawab untuk kesuksesan tim. Di sisi lain, dialog yang konstruktif dan menantang adalah aset. Mendorong dan mendukung dialog yang konstruktif dan terbuka. Jika Anda adalah pemimpin, atur nada untuk bagaimana Anda ingin orang-orang secara konstruktif menantang.

Tip 5: Mendorong Inovasi

Inovasi dan kreativitas adalah hal yang membuat semuanya menjadi lebih baik. Kita semua tahu bahwa jika kita melihat keberhasilan nyata dalam organisasi, mereka sering muncul karena orang didorong dan didukung untuk berinovasi. Memiliki hal-hal seperti penghargaan untuk kerja tim yang baik dan inovasi melalui tim memotivasi dan meningkatkan standar.

Garis bawah: Tim memiliki potensi untuk memberikan kesuksesan besar jika Anda sebagai pemimpin dapat membuat mereka bekerja. Jadi apa yang harus Anda lakukan untuk menciptakan kesuksesan yang lebih besar dari tim Anda?

 Tim Tidak Gel! Mendapatkan Tim untuk Bekerja Bersama untuk Memberikan Hasil

Membuat Musik Indah Bersama …

Saya memainkan drum saat masih anak-anak mulai di kelas 4 hingga kuliah. Keluarga saya menderita selama berjam-jam (dan sakit kepala) saya memukuli kulit sampai jazz, funk, dan musik rock. Ketika saya mulai bermain dengan band sekolah, saya harus belajar bahwa membuat musik bukan tentang seberapa cepat saya bisa melakukan flam-a-diddles atau seberapa keras saya bisa bermain, tetapi bagaimana saya membuat dalam kaitannya dengan anggota band lainnya. Jika musik yang disebut untuk adagio (kecepatan lambat & santai) itu akan menjadi ide yang buruk untuk masuk ke drum solo In-A-Gadda-Da-Vida sementara orang lain memainkan musik lift. Yang penting adalah mencocokkan permainan saya dengan instrumentalis lainnya dan membuat musik yang indah bersama. Sementara saya tidak pernah menjadi bintang rock dengan rombongan dan kelompok saya sendiri, saya belajar bahwa musik adalah tentang bagaimana seluruh band terdengar bukan pemain individu.

Sekarang Anda mungkin bertanya-tanya mengapa saya melakukan perjalanan mental ke Tahiti untuk memberi tahu Anda tentang aspirasi musik saya. Bagi saya, tim proyek yang terstruktur dengan baik di mana masing-masing anggota tim memahami peran mereka dalam membuat proyek yang sukses adalah seperti para musisi yang bermain di sebuah band. Setiap anggota tim proyek tahu apa yang mereka butuhkan untuk berkontribusi pada proyek, tahu kapan mereka harus melakukan, memahami apa yang dilakukan anggota proyek proyek lain pada proyek, dan mengetahui apa yang diperlukan untuk menjadi sukses. Sama pentingnya, masing-masing anggota tim proyek saling membantu untuk memastikan keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Bagaimana itu terjadi

Tidak ada organisasi proyek yang jelas dengan peran yang jelas

Ini melampaui bagan hierarki. Setiap orang perlu mengetahui fungsi apa yang mereka mainkan di tim, bagaimana mereka cocok dengan fungsi lain, dan apa yang terjadi jika mereka tidak melakukan pekerjaannya.

Tergantung pada industri atau disiplin fungsional Anda, mungkin ada peran standar atau khusus yang Anda terapkan pada proyek Anda. Ada beberapa hal yang saya pelajari, tentang peran standar proyek sebagai berikut:

Mulai dengan peran standar atau khusus yang khas untuk jenis proyek Anda

Jika proyek perlu menjamin peran khusus yang di luar standar, maka buat peran khusus

Jika proyek tidak membutuhkan peran standar atau khusus, maka hilangkan peran tersebut

Ini mungkin terdengar seperti pernyataan yang terlalu sederhana, tetapi saya telah takjub selama bertahun-tahun dengan melihat struktur peran proyek yang rumit karena manajer proyek terkait dengan penyimpangan dari peran proyek standar. Sebagai manajer proyek yang berpengalaman, tugas kita yang pertama dan terpenting adalah memastikan bahwa orang yang tepat ditugaskan untuk melakukan tugas yang benar untuk menghasilkan hasil yang tepat pada saat yang tepat. Pada akhirnya, saya belum pernah dinilai seberapa baik saya mengikuti struktur peran proyek standar; Saya telah dinilai pada hasil.

Jika lingkungan proyek tidak memiliki peran proyek standar atau khusus atau jika saya mengambil jenis proyek yang unik, maka saya ingin mengambil pendekatan yang sangat pragmatis terhadap definisi peran, sebagai berikut:

  • Definisikan 3-6 hal pada proyek yang paling saya khawatirkan atau yang paling berisiko bagi saya
  • Buat peran yang mencakup area kekhawatiran atau risiko
  • Periksa peran dengan pekerjaan yang perlu dilakukan dalam jadwal proyek untuk memastikan bahwa semua peran utama didefinisikan dengan benar

Dengan melakukan ini, saya menangani masalah atau bidang risiko secara langsung dengan mendefinisikan peran dengan satu titik akuntansi untuk mengelola area proyek saya yang kemungkinan besar gagal. Teknik ini telah membantu saya di lebih dari satu proyek untuk tidur lebih baik dengan mengetahui bahwa saya memiliki area yang paling kritis saya tertutupi.

Jari tim menunjuk dan berpikir di depan umum

Pada setiap proyek yang Anda lakukan, asalkan ada lebih dari satu orang yang terlibat, akan ada diskusi yang hidup. Ketika ini terjadi, sangat mungkin bahwa sesuatu yang baik akan datang dari diskusi dan bahwa dalam beberapa cara proyek akan bergerak satu langkah lebih dekat ke garis finish sebagai hasilnya. Pada proyek-proyek sebelumnya yang saya kelola, saya sangat berpengetahuan tentang membiarkan diskusi ini terjadi dan membiarkan anggota tim saling bertanya satu sama lain. Saya memang membuat beberapa aturan, meskipun:

  • Ini sangat keren untuk tantangan dan peregangan, tetapi setelah kami membuat keputusan, kami harus berada di belakangnya sebagai sebuah tim
  • Apa yang terjadi di kamar tetap berada di dalam ruangan; di luar ruangan kami adalah tim yang bersatu
  • Jika kami membuat keputusan yang salah, kami menerima keputusan itu sebagai sebuah tim; tidak ada jari menunjuk diperbolehkan
  • Kami fokus pada masalah dan bukan orangnya; jangan membuat masalah pribadi

Jadi, apakah peraturannya mengikuti 100% dari waktu? Sayangnya, tidak ada (termasuk saya). Bagaimanapun, kita manusia. Namun, Anda tetap harus berusaha untuk mendapatkan beberapa aturan dasar untuk menghindari perselisihan tim di mana Anda bisa.

Tidak ada "teriakan" –

Anda dapat melihat banyak kampanye sukses besar dan menarik beberapa slogan dari mereka yang mewujudkan pesan di balik slogan; "Di mana daging sapi," "Susu, itu tubuh yang baik," dan "Celepuk, celepuk, desis, mendesis" adalah semua pesan pemersatu yang menyebabkan Anda berpikir tentang suatu produk. Demikian pula, ketika mengendarai sebuah proyek, ini membantu tim untuk memiliki semacam seruan atau mantra bahwa elemen tim saat mengemudi bekerja. Pada satu proyek, kami ingin sangat berhati-hati untuk tidak terlalu merancang solusi dan menempatkan terlalu banyak lonceng dan peluit untuk membantu kami menekan biaya. Kami mulai menggunakan teriakan reli "cukup baik" selama fase desain untuk menjadi pengingat terus menerus bahwa kami ingin tidak berlebihan solusi. Ini bekerja sangat baik karena tim akan secara kritis mempertanyakan dirinya dengan "apakah ini cukup baik?" ketika melihat arsitektur dan fungsi. Selain membantu memastikan solusi kami efektif biaya, seruan keras membantu tim untuk menjalin ikatan yang lebih baik.

Anggota tim tidak bertanggung jawab untuk pengiriman –

Dengan tim proyek, saya benar-benar yakin bahwa setiap peran perlu memahami dengan jelas apa yang perlu mereka lakukan, kapan mereka membutuhkannya, dan bagaimana pekerjaan mereka sesuai dengan gambaran besar. Saya juga yakin bahwa tim proyek tidak hanya bertanggung jawab kepada manajer proyek; mereka bertanggung jawab satu sama lain karena jika salah satu dari peran lain gagal, seluruh tim gagal. Dengan demikian, sangat penting bagi setiap peran untuk terlihat seperti apa peran masing-masing dengan alasan berikut:

  • Setiap peran harus terus mencari pekerjaan lain yang terjadi untuk memastikan bahwa mereka tahu apakah dan bagaimana mereka cocok dengan pekerjaan lain
  • Setiap peran harus merasa bahwa jika mereka kehilangan tenggat waktu atau tidak melakukan pekerjaan mereka dengan tepat, mereka mengecewakan tim secara keseluruhan, bukan hanya manajer proyek.
  • Rapat atau tenggat waktu dan kiriman yang hilang merupakan masalah tim dan harus dipaparkan kepada tim.

Intinya di sini adalah akuntabilitas. Setiap anggota perlu merasa bertanggung jawab atas pekerjaan mereka dan perlu mengalami sukacita sukses serta ketidaknyamanan kegagalan. Manajer proyek perlu menggunakan keleluasaan untuk memastikan bahwa hal-hal tetap konstruktif. Fokus harus sangat banyak pada bagaimana tim mendapatkan kembali hal-hal di jalur dan bergerak maju melawan mendesak anggota tim.

Namun dalam beberapa kasus, Anda mungkin memiliki seseorang di pekerjaan yang tidak memenuhi syarat untuk melakukan. Manajer proyek perlu menangani situasi tersebut dengan cepat karena jika dia tidak melakukannya, dia tidak melakukan pekerjaannya, atau mereka tidak bertanggung jawab kepada tim dengan berurusan dengan pemain bermasalah.

Manajer proyek tidak cocok untuk pekerjaan itu –

Kebutuhan proyek dan kekritisan terhadap bisnis akan menjadi pendorong utama dalam tingkat pengalaman yang diperlukan dari manajer proyek. Untuk proyek yang relatif sederhana, Anda mungkin dapat mengelola proyek dengan manajer proyek yang tidak berpengalaman dengan manajer proyek yang lebih berpengalaman yang melayani sebagai mentor yang kadang-kadang. Karena proyek meningkatkan kompleksitas dan kekritisan terhadap bisnis, tidak ada pengganti untuk manajer proyek berpengalaman yang berpengalaman.

Saya sangat beruntung telah bekerja dengan beberapa manajer proyek yang luar biasa selama bertahun-tahun. Dalam memikirkan manajer proyek terbaik, mereka memiliki hal-hal berikut yang sama:

  • Mereka tahu teknik manajemen proyek dingin
  • Mereka tahu (melalui pengalaman) di mana mereka bisa membengkokkan aturan pada teknik untuk dapat membeli waktu atau menjadi lebih efisien
  • Mereka selalu membuat semuanya bergerak maju
  • Mereka tahu kapan harus beralih dari mode "mari kita bahas" ke mode "mari kita putuskan"
  • Mereka meminta orang lain bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan mereka
  • Mereka memuji kesuksesan
  • Mereka adalah komunikator yang luar biasa
  • Mereka mengambil panas untuk tim ketika kritik eksternal terjadi
  • Mereka tenang dan terfokus ketika segala sesuatunya mulai memburuk pada sebuah proyek dan yang lainnya menjadi goyah

Saya tahu tidak ada rumus ajaib untuk menyesuaikan manajer proyek untuk pekerjaan itu; apa yang bisa saya katakan adalah Anda lebih baik melakukan kesalahan karena memiliki manajer proyek yang sudah terlalu berpengalaman dibandingkan dengan manajer berpengalaman.

Saya tahu seorang manajer proyek muda yang sangat gung-ho (sebut saja dia "Penulis") yang merasa dia adalah seorang manajer proyek yang luar biasa karena dia tahu tekniknya dengan baik (manajemen biaya dan jadwal, pelaporan status, dll.) .

Karena Penulis tahu tekniknya, dia merasa dapat secara bersamaan mengambil tiga proyek kompleks yang seharusnya masing-masing memiliki manajer proyek khusus. Tidak hanya Penulis yang belajar beberapa pelajaran yang sangat berharga, ia sayangnya juga membebani perusahaannya banyak uang karena yang lain harus datang dan membersihkan kekacauannya. Baik Penulis dan saya tidak dapat cukup menekankan untuk memastikan manajer proyek Anda cocok untuk pekerjaan itu.

Tim tidak merayakan kemenangan –

Mengemudi melalui proyek adalah pekerjaan yang sulit. Sangat mudah bagi orang untuk berkecil hati setiap kali tim mencapai hambatan atau mengalami kemunduran. Sangat penting bagi tim untuk merayakan pencapaian target kunci hanya untuk menjaga semangat dan menjaga momentum proyek. Saya tidak berbicara tentang perayaan tiga hari jenis pelayaran; itu bisa sesederhana membawa pizza atau kue atau sesuatu yang memungkinkan orang untuk membiarkan rambut mereka turun dan mengambil sedikit napas. Saya akan memperingatkan Anda tentang melakukan hal ini terlalu banyak; melakukan terlalu banyak perayaan mengurangi efek dari perayaan dan benar-benar dapat mengganggu anggota tim Anda. Saya berada di satu proyek di mana orang-orang tidak menyukai acara-acara moral karena itu hanya berarti bahwa mereka harus tinggal di sore hari itu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Jadi, rayakan, tetapi lakukan dengan moderasi.

Tanda peringatan

Tim ini menunjukkan kebingungan tentang siapa yang melakukan apa –

Kebingungan dapat terjadi karena komunikasi yang buruk pada siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas apa atau karena tugas dapat berada di bawah tanggung jawab lebih dari satu peran. Hal ini penting tidak hanya untuk membuat orang setuju pada bidang tanggung jawab, tetapi untuk memastikan bahwa tanggung jawab didokumentasikan dengan jelas dan dikomunikasikan kepada seluruh tim proyek. Juga, bersiaplah untuk menarik dokumen ini dan mengingatkan tim tentang tanggung jawab relatifnya ketika kebingungan merayap kembali ke dalam tim proyek.

Diskusi bersifat destruktif dan tidak produktif –

Anda tahu seperti apa bentuknya; Jika tim Anda tidak dapat berdiskusi tanpa mendapatkan maksud pribadi, menghina, atau terang-terangan, ini adalah tanda yang jelas bahwa Anda tidak merasa gel sebagai tim. Tim proyek tidak harus bersahabat satu sama lain, tetapi mereka setidaknya harus menghargai apa yang masing-masing membawa ke meja.

Anggota tim tidak saling membantu –

Saya sebenarnya berada di beberapa lingkungan sebagai konsultan di mana beberapa anggota tim senang melihat anggota tim lain gagal dan tidak melakukan apa pun untuk membantu mereka untuk kebaikan proyek. Anggota tim proyek yang memiliki sikap "setiap orang untuk diri mereka sendiri" tidak akan melakukan apa pun yang mendekati potensi mereka sepenuhnya.

Membaliknya

Perjelas kebingungan –

Dapatkan anggota tim terkunci di ruangan dan palu ini. Jika Anda terjebak di area yang sangat kontroversial atau jika Anda melihat emosi membara, menyingkirkannya dan mengerjakan hal-hal lain, kemudian kembali ke area yang penuh perdebatan. Pastikan bahwa tanggung jawab didokumentasikan dan jelas dapat diakses oleh semua anggota.

Tangani anggota tim masalah –

Tidak pernah ada tugas yang menyenangkan, tetapi saya pada lebih dari satu kali telah mengeluarkan anggota tim proyek dari proyek karena mereka hanya akan tetap menjadi kekuatan yang merusak pada proyek. Pada saat yang sama, saya juga dapat mengubah situasi yang merusak. Dalam acara apa pun, atasi masalah dengan cepat sebelum merusak lebih lanjut ke seluruh tim proyek.

Siapkan lokasi tim –

Saya telah memiliki beberapa keberhasilan terbesar saya di mana tim proyek secara fisik berada di area yang sama dan memiliki hambatan fisik minimal untuk menghambat komunikasi. Ini mungkin atau mungkin tidak sepenuhnya mungkin tergantung pada proyek Anda, tetapi di mana Anda memiliki kesempatan untuk co-menemukan anggota tim dengan kuat mempertimbangkan untuk melakukannya.

Pergi keluar untuk milkshake –

Terkadang sangat menyenangkan untuk menjauhkan orang dari lingkungan kerja mereka dan bersosialisasi dengan makanan dan minuman favorit. Sebagai konsultan proyek di luar kota, tim proyek kami biasanya sangat efektif karena kami memiliki lebih banyak waktu untuk bersosialisasi dan terikat selama jam kerja non. Mengenal satu sama lain sedikit dan bisa tertawa sebagai tim akan membayar dividen besar dalam efektivitas tim secara keseluruhan.

Semua bekerja dan tidak bermain … –

… adalah proyek yang sangat membosankan dan mendemotivasi. Luangkan waktu sejenak dari proyek untuk tertawa. Saya jelas telah dikenal untuk memainkan lelucon praktis sesekali dalam sebuah proyek atau untuk membawa kesia-siaan sesekali ke waktu yang sangat menegangkan dalam sebuah proyek. Berhati-hatilah bahwa penggunaan humor tidak terlalu berlebihan atau tidak pantas; tetapi tentu saja pastikan Anda berbagi satu atau dua tawa bahkan jika itu atas biaya Anda.

Jadilah pemersatu –

Sebagai manajer proyek, Anda diharapkan bertanggung jawab untuk membuat tim gel dan untuk mengetahui tukang cukur yang ada yang mencegah tim menjadi tim yang sangat kompak, kolaboratif, dan berkinerja tinggi. Kadang-kadang itu mungkin menjadi bagian yang paling tidak nyaman dari pekerjaan Anda, tetapi itu juga bisa menjadi salah satu yang paling berharga ketika dilakukan dengan baik.

Ambillah aways

  • Definisikan organisasi proyek yang jelas dengan peran yang jelas
  • Jadilah tim melalui tebal dan tipis; jangan secara terbuka jari-jari ketika hal-hal mulai pergi ke selatan
  • Kembangkan "seruan" yang memfokuskan tim pada misi
  • Biarkan anggota tim melakukan pekerjaan mereka tetapi meminta mereka bertanggung jawab atas hasil dan tanggal
  • Pastikan Anda memiliki manajer proyek yang dibumbui dengan tepat untuk proyek tersebut
  • Rayakan kemenangan sebagai sebuah tim