Apakah Tim Manajemen Proyek Bagian Terbaik Atau Terburuk Menjadi Manajer Proyek?

[ad_1]

Pada setiap proyek akan ada tim manajemen proyek yang pada dasarnya dapat membuat atau menghancurkan pengiriman Anda. Betul. Anda dapat merencanakan detail terkecil; Anda dapat memastikan Anda memiliki PID atau Piagam kedap air di tempat dan Anda bahkan dapat memiliki catatan risiko dan masalah yang luas. Semua tidak berarti apa-apa jika Anda tidak memiliki tim yang mampu memotivasi.

Dan disitulah masalah dimulai. Tim proyek bukanlah suatu entitas, mereka adalah sekelompok individu semua dengan motivasi dan agenda mereka sendiri. Jika Anda beruntung Anda akan memiliki prospek yang berpengalaman di tempat yang bersedia dan mampu membawa berbagai rangkaian tim mereka bersama untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan tepat waktu. Ini adalah ketika memiliki tim pengiriman dapat menjadi sukacita untuk dimiliki.

Tentu saja jika ini terjadi pada sebagian besar pengiriman akan ada sedikit kebutuhan untuk PM. Kenyataannya adalah bahwa adalah tugas PM untuk membuat tim mereka bekerja sebagai salah satu yang memberikan satu tujuan. Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Saat ini jarang menemukan sumber daya yang semuanya bekerja penuh waktu di proyek atau bahkan berdasarkan situs yang sama. Dan semakin besar pengiriman semakin kurang terlokalisir sumber daya.

Jadi misalnya pada proyek besar yang saat ini saya kelola, saya memiliki sumber daya penuh dan paruh waktu serta tim yang berbasis di AS, Polandia, India, Irlandia, dan London. Saya tidak hanya harus membawa kumpulan sumber daya yang berbeda ini ke dalam satu kelompok yang berfokus pada penyampaian satu tujuan, tetapi hal-hal kecil seperti komunikasi mendapat pukulan. Setelah semua, cobalah menjadwalkan panggilan konferensi pada waktu yang nyaman di mana orang-orang dari India, London dan AS dapat hadir?

Kenyataannya adalah membuat tim manajemen proyek bekerja adalah keterampilan lembut yang terlalu sedikit milik PM. Tetapi tanpa keahlian ini, peluang untuk berhasil hampir nol kecuali Anda menjadi sangat beruntung, dan dalam profesi ini, keberuntungan cenderung berjalan terlalu cepat.

Jadi buat tim proyek Anda bekerja untuk Anda. Pelajari cara menjadikannya berfungsi sebagai satu grup yang berfokus pada tujuan agar produk Anda terkirim. Temukan cara memotivasi mereka sehingga mereka bersedia untuk pergi ke persen ekstra itu dalam menyelesaikan pengiriman Anda.

Dan dengan mempelajari semua ini, Anda tidak hanya akan berakhir dengan tim bahagia yang akan bekerja sama dengan Anda di proyek lain, tetapi Anda akan segera membangun reputasi untuk pengiriman. Yang dalam industri ini benar-benar tak ternilai bagi mereka yang ingin cepat menaiki tangga karir dan pindah ke peran profil tinggi yang lebih besar.

[ad_2]

OPIE: Proses Sederhana untuk Manajemen Proyek oleh Tim

[ad_1]

Kadang-kadang tim akan memulai proyek yang ditetapkan dan tidak dapat mengelolanya karena pengetahuan yang cukup tentang bagaimana merencanakan dan menerapkannya. Di lain waktu, tim mungkin memiliki proyek yang sukses dalam pekerjaan dan tidak mau membawa proyek ke kesimpulan atau tidak tahu kapan harus memberi tahu proyek utama selesai. Memiliki proses yang menunjukkan cara merencanakan dan menerapkan serta memulai dan menghentikan prosedur akan memungkinkan tim untuk mengelola proyek dengan lebih baik. Sebuah tim proses sederhana dapat digunakan adalah O.P.I.E. The O.P.I.E. Proses terdiri dari 4 tahap utama yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek berkualitas dengan tanggal yang diinginkan. Tahapan O.P.I.E. Buka dan Rencanakan, lalu Implement, dan akhirnya Akhiri. Mengucapkan O.P.I.E. akronim dapat berupa O-P atau O-Pi. Tidak semua proyek akan membutuhkan semua langkah dan output dari setiap tahap proses, namun semua proyek akan membutuhkan setiap tahap utama dilakukan.

Langkah-langkah Kunci dalam Buka Tahap

  • Tentukan Tujuan – untuk mengkomunikasikan proyek ini layak dilakukan
  • Lakukan Analisis – untuk memastikan proyek layak dilakukan
  • Dapatkan Preliminary Approval – untuk memastikan proyek tersebut layak
  • Tetapkan Manajer Proyek – – untuk memastikan proyek berjalan ke depan

Langkah-langkah Kunci dalam Rencana Tahap

  • Spesifikasi Dokumen – untuk memastikan semua orang mengetahui tingkat dan hasil proyek
  • Kembangkan Jadwal – untuk memastikan waktu yang tepat
  • Tentukan Sumber Daya – untuk memastikan cukup orang, peralatan, dan persediaan diberikan
  • Perkirakan Anggaran – untuk memastikan proyek ini efektif biaya
  • Dapatkan Persetujuan Rencana – untuk memastikan proyek tersebut adalah keuangan

Langkah-langkah Kunci dalam Melaksanakan Tahap

  • Bertahan Rapat – untuk memastikan masalah proyek dibahas dan dipecahkan
  • Jalankan Rencana – untuk tetap di jalur untuk menjadwalkan
  • Rencana Monitor – untuk melacak sumber daya dan anggaran
  • Kembangkan Komunikasi – untuk memberi tahu semua orang apa yang terjadi dengan proyek
  • Menangani Masalah – untuk memastikan tim bekerja sama dalam tujuan yang sama
  • Menyiapkan Progress Review – untuk memberi tahu tim dan manajemen tentang apa yang terjadi dengan proyek
  • Dapatkan Persetujuan Kinerja – untuk membiarkan manajemen menyetujui / menolak perubahan

Langkah-langkah Kunci dalam Akhir Tahap

  • Tutup Administrasi – untuk berbagi pelajaran yang dipelajari serta jadwal yang ketat dan sumber daya rilis
  • Hold Celebration – untuk berterima kasih kepada tim atas kontribusi dan memotivasi kinerja masa depan
  • Rencanakan Kompensasi – untuk memotivasi anggota tim dalam kinerja masa depan
  • Lakukan Evaluasi – untuk mengukur proyek menggunakan indikator keberhasilan tertentu

Tidak semua proyek tim akan memerlukan semua langkah dan output dari setiap tahap proses, namun semua proyek akan membutuhkan setiap tahap utama disertakan. Memanfaatkan O.P.I.E: tahapan Open, Plan, Implement, dan End; harus membantu tim untuk mengetahui apa yang harus dilakukan pada setiap tugas proyek serta mengasuransikan proyek memiliki titik penghentian sehingga tim dapat kembali ke pekerjaan normal secara penuh waktu atau mulai bekerja pada proyek baru yang penting.

Catatan: Langkah-langkah proses di atas adalah dari buku "Perencanaan dan Implementasi Proyek OPIE untuk Tim" oleh Shirley Fine Lee, hak cipta 2012. Semua hak dilindungi undang-undang.

[ad_2]

Menilai Tim Manajemen

[ad_1]

Ketika bekerja dengan klien saya, saya memiliki kesempatan untuk menghadiri sejumlah konferensi investasi dan seminar di mana panelis, yang melihat ke bawah dari panggung, telah memberi pemilik bisnis yang penuh harapan saran untuk mendapatkan bisnis mereka didanai. Rutinitasnya hampir selalu sama pada acara-acara ini. Seperti Moses naik ke gunung, seseorang mengenakan kemeja kotak-kotak dan celana jins atau setelan bisnis abu-abu dengan blus kancing tinggi, akan mengangkat tangan mereka dan mengajukan pertanyaan naif "Apa yang Anda cari ketika Anda mendanai bisnis?" Pertanyaannya naif karena; jika Anda tidak tahu jawaban atas pertanyaan ini pada titik ini Anda tidak siap untuk diskusi serius dengan investor. Jawaban yang keluar dari bibir panelis, seperti guntur yang bergema dari semak yang terbakar sering sama; "Saya mencari Manajemen, manajemen, manajemen."

Secara pribadi, saya lebih suka mendengar jawaban seperti infrastruktur, infrastruktur, infrastruktur tetapi itu uang investor dan mereka pasti memiliki hak untuk menetapkan prioritas uji tuntas mereka sendiri. Jika perhatian utama mereka selama penilaian adalah manajemen, maka pertanyaan yang membara yang akan saya (dan lakukan) tanyakan kepada investor setelah konferensi menjadi "Bagaimana Anda menilai tim manajemen bisnis?" Di sinilah saya menemukan tanggapan investor mulai terdengar naif.

Mari kita hilangkan jawaban pertama (dan yang paling naif), yang sudah saya dengar dari investor lebih dari sekali. Jika gelar MBA atau PhD adalah kriteria utama Anda untuk menilai manajemen, itu adalah respon yang sangat rabun jauh. Jika itu adalah kriteria Anda, maka Anda sebaiknya melanjutkan dan menambahkan 3,9+ IPK dari sekolah Ivy League juga. Pendidikan saja bukanlah jaminan kesuksesan. Pengalaman langsung adalah penentu yang lebih baik dan pengalaman domain mungkin lebih penting tetapi tentu saja banyak orang bekerja di industri selama bertahun-tahun tetapi tidak pernah dalam bentuk posisi kewirausahaan apa pun dalam hidup mereka. Mengelola bisnis selama bertahun-tahun tidak berarti Anda siap untuk keluar sendiri dan sering menjadi resep untuk bencana. Bagaimana dengan orang dengan visi hebat yang baru saja mematenkan beberapa teknologi mengganggu baru. Teknologi baru mereka akan merevolusi dunia tetapi bisakah mereka membawa teknologi ke pasar secara menguntungkan? Teknolog tidak selalu sesukses Bill Gates atau Steve Jobs. Haruskah orang yang mengelola bisnis memiliki latar belakang manajemen keuangan yang kuat atau latar belakang pemasaran atau latar belakang teknis? Argumen tentang keahlian apa yang membuat CEO yang lebih baik, insinyur, akuntan atau salesman telah ada untuk waktu yang lama dan ada banyak contoh untuk membenarkan pro dan kontra untuk masing-masing. Jawabannya adalah bahwa beberapa atau semua ini adalah kriteria yang diperlukan tetapi kenyataannya adalah bahwa Anda tidak mungkin menemukan semua keterampilan ini di bawah satu topi.

Manajemen adalah upaya tim dan oleh karena itu manajemen harus dinilai sebagai tim. Terlalu sering penilaian hanya didasarkan pada Curriculum Vitae dari individu yang paling senior. Menilai tim manajemen membutuhkan melihat jumlah bagian-bagiannya. Ketika melakukan uji tuntas pada tim manajemen, penting untuk terlebih dahulu menentukan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan bisnis tersebut dan kemudian menilai keterampilan gabungan tim manajemen terhadap persyaratan ini. Setelah mengidentifikasi anggota tim manajemen, saya mengukur setiap keterampilan anggota tim terhadap sembilan bidang infrastruktur operasi. Ini memberi saya gambaran tentang kekuatan dan kelemahan tim manajemen yang memberi tahu saya di mana ada lubang dalam kemampuan mereka. Metode ini memungkinkan Anda mengukur penilaian untuk mencocokkan kriteria dengan kebutuhan bisnis.

Bisnis yang melakukan penilaian sendiri harus mempertimbangkan penggunaan pendekatan yang serupa untuk uji tuntas tim manajemen internal mereka. Ini akan sangat membantu mereka dalam memprioritaskan kebutuhan perekrutan manajemen mereka. Masalah dengan penilaian diri tim manajemen adalah bahwa tidak mungkin bagi tim manajemen untuk menilai diri mereka secara efektif dan mendapatkan hasil yang tidak bias. Itu bisa menjadi lebih seperti memainkan permainan poker pembohong! Ini membuat penilaian tim manajemen menjadi area yang bagus untuk mencapai luar guna mendapatkan bantuan pihak ketiga.

Lain kali Anda menghadiri konferensi investasi, hindari pertanyaan naif dan tanyakan yang penting; "Kriteria apa yang akan Anda gunakan untuk menilai tim manajemen kami?" Jawabannya harus menjadi tablet yang Anda bawa kembali yang harus Anda gunakan untuk membantu memposisikan bisnis Anda sebelum Anda mendekati investor.

[ad_2]

Mitos Tim Manajemen

[ad_1]

Setiap bisnis memiliki masalah. Itu sebabnya rentang hidup rata-rata perusahaan industri besar adalah 40 tahun. Beberapa belajar ketidakmampuan di mana perusahaan tidak siap untuk belajar dari kesalahan mereka. Mereka bersikeras melakukan hal yang sama setiap saat. Bahkan ketika masalah terjadi tidak ada yang memeriksa penyebab masalah. Masalahnya adalah rasa malu yang harus disembunyikan di bawah karpet dan dilupakan daripada digunakan sebagai kesempatan untuk belajar. Menangani dilema dan disabilitas ini adalah Tim Manajemen. Di bawah ini adalah kutipan dari buku Peter Senge "The Fifth Discipline – Seni & Praktek Organisasi Pembelajaran." Apakah ini terdengar seperti perusahaan Anda? Jika itu mulai mengkhawatirkan!

Mitos Tim Manajemen

Berdiri maju untuk melakukan pertempuran dengan dilema dan disabilitas ini adalah "tim manajemen," kumpulan manajer yang cerdas dan berpengalaman yang mewakili berbagai fungsi dan bidang keahlian organisasi. Bersama-sama, mereka seharusnya memilah isu-isu lintas fungsional yang kompleks yang sangat penting bagi organisasi. Keyakinan apa yang kita miliki, sungguh-sungguh, bahwa tim manajemen yang khas dapat mengatasi ketidakmampuan belajar ini?

Terlalu sering, tim dalam bisnis cenderung menghabiskan waktu mereka untuk bertanding, menghindari apa pun yang akan membuat mereka terlihat buruk secara pribadi, dan berpura-pura bahwa semua orang berada di belakang strategi kolektif tim – mempertahankan penampilan tim yang kohesif. Untuk menjaga citra, mereka berusaha memadamkan perselisihan; orang-orang dengan pemesanan serius menghindari menyatakannya di depan umum, dan keputusan bersama adalah kompromi yang diperlunak yang mencerminkan apa yang dapat dihayati oleh semua orang, atau mencerminkan pandangan seseorang terhadap kelompok tersebut. Jika ada ketidaksepakatan, biasanya dinyatakan dengan cara yang menyalahkan, memilah pendapat, dan gagal mengungkapkan perbedaan mendasar dalam asumsi dan pengalaman dengan cara yang dapat dipelajari oleh tim secara keseluruhan.

"Sebagian besar tim manajemen hancur di bawah tekanan," tulis Chris Argyris dari Harvard – mahasiswa lama yang belajar di tim manajemen. "Tim mungkin berfungsi cukup baik dengan masalah rutin. Tapi ketika mereka menghadapi masalah kompleks yang mungkin memalukan atau mengancam, 'timness' tampaknya pergi ke pot."

Argyris berpendapat bahwa sebagian besar manajer menemukan penyelidikan kolektif yang secara inheren mengancam. Sekolah melatih kita untuk tidak mengakui bahwa kita tidak tahu jawabannya, dan sebagian besar perusahaan memperkuat pelajaran itu dengan memberi imbalan kepada orang-orang yang unggul dalam mengadvokasi pandangan mereka, bukannya menyelidiki masalah yang rumit. (Kapan terakhir kali seseorang dihadiahi di organisasi Anda karena mengajukan pertanyaan-pertanyaan sulit tentang kebijakan perusahaan saat ini daripada memecahkan masalah yang mendesak?) Bahkan jika kita merasa tidak yakin atau tidak peduli, kita belajar untuk melindungi diri dari rasa sakit karena tidak yakin atau tidak peduli. Proses itu menghalangi semua pemahaman baru yang mungkin mengancam kita. Konsekuensinya adalah apa yang disebut Argyris sebagai "inkompetensi terampil" – tim yang penuh dengan orang-orang yang sangat mahir dalam menjaga diri dari belajar.

Jadi bagaimana perusahaan Anda menumpuk? Jika perusahaan Anda adalah apa yang digambarkan Senge sebagai 'Organisasi Pembelajaran' maka tidak perlu melindungi wilayah Anda, tidak perlu menerima kompromi, tidak perlu manajemen untuk mengetahui segalanya. Dalam Organisasi Pembelajaran, pengetahuan yang dimiliki karyawan digunakan dan setiap anggota tim manajemen ada di sana untuk mendukung yang lain. Mereka menyadari bahwa semua orang menang jika tim berjalan dengan baik dan mereka juga tahu bahwa kegagalan hanyalah istilah lain untuk kesempatan belajar.

Tidakkah Anda ingin bekerja di organisasi di mana pendapat Anda dihitung dan di mana Anda dapat membuat perbedaan dalam keberhasilan perusahaan? Di mana Anda tidak harus berpura-pura sibuk, atau pura-pura tahu segalanya. Jadi bagaimana Anda membuat organisasi pembelajaran? Ini dimulai dengan menciptakan individu belajar dalam tim belajar yang kemudian berangsur menjadi organisasi pembelajaran.

Melalui anggota tim proses yang difasilitasi yang efektif, belajar bekerja secara kolaboratif, belajar dari kesalahan mereka dan terus menantang asumsi mereka tentang realitas. Di atas segalanya mereka bekerja bersama sebagai tim untuk memecahkan masalah dan meningkatkan hasil.

Organisasi Pembelajar adalah mungkin!

[ad_2]