10 Cara untuk Meningkatkan Kinerja Tim Proyek Anda

pengantar

Proyek semakin menjadi inti dari apa yang dilakukan organisasi saat ini. Apakah itu pengembangan produk baru, kampanye pemasaran, implementasi teknologi, peningkatan proses atau segudang kemungkinan lain, proyek adalah apa yang bisa dilakukan.

Hampir semua dari kita dapat menunjukkan contoh keberhasilan proyek dan kegagalan proyek. Banyak contoh sukses proyek yang terkenal termasuk cerita terkenal seperti program luar angkasa Apollo, dan Otomotif Chrysler yang berputar balik. Kisah sukses yang lebih baru adalah penyelamatan para penambang di Chili. Tetapi untuk setiap kisah sukses, ada beberapa kegagalan. Waktu dan / atau pembengkakan biaya terjadi di banyak proyek kami saat ini sementara hanya sebagian kecil dari tujuan yang diinginkan yang disampaikan.

Di jantung hampir setiap proyek adalah tim yang bertugas menyelesaikan proyek dan memberikan nilai kepada organisasi. Tim yang efektif memberikan proyek berkualitas tinggi dan bernilai tambah. Tim yang tidak efektif memberikan proyek-proyek yang biasa-biasa saja di terbaik dan tidak ada proyek yang paling buruk.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja tim proyek di organisasi Anda? Bagaimana Anda bisa membuat tim proyek Anda melakukan lebih banyak, lebih cepat, dan mempertahankan atau meningkatkan kualitas pengiriman mereka sehingga proyek Anda terdaftar sebagai sukses dan bukan sebagai salah satu statistik? Tujuan artikel ini adalah untuk membahas 10 cara yang akan menghasilkan hasil jangka pendek dan jangka panjang dan itu seharusnya memicu Anda untuk memikirkan metode lain yang akan efektif dalam organisasi Anda sendiri.

# 1: Buat Semua Orang Terlibat dalam Proses Perencanaan Proyek

Ketika Anda merencanakan proyek Anda, dapatkan seluruh tim terlibat dalam berbagai tingkatan. Tanyakan kepada mereka tugas apa yang harus diselesaikan untuk memenuhi tujuan proyek. Tanyakan kepada mereka berapa lama mereka memperkirakan tugas yang akan diambil. Tanyakan kepada mereka apa masalah yang mungkin timbul dan bagaimana Anda dapat merencanakannya. Mengapa? Karena ketika tim Anda memiliki masukan ke dalam rencana proyek, mereka akan mulai merasakan kepemilikan dan tanggung jawab atas tugas dan hasil yang menjadi tanggung jawab mereka.

David adalah anggota tim pada proyek pemasaran baru yang bertanggung jawab untuk menghasilkan salinan iklan. Dia tidak diajak konsultasi tentang rencana proyek, tetapi diberi tahu tugas mana yang perlu diselesaikan dan berapa lama waktu yang diperlukan. David merasa tidak memiliki kepemilikan atas rencana tersebut, juga tidak merasa bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam waktu yang ditentukan. Bahkan, dia merasa agak kesal dengan pengenaan itu. Ketika dorongan datang untuk mendorong dan proyek berjalan terlambat dan turun ke kawat, David pergi bekerja tepat waktu dan tidak mengerahkan upaya ekstra.

Sebaliknya, Susan adalah anggota tim pada proyek implementasi perangkat lunak. Dia telah terlibat sejak awal dan telah memberikan masukan ke dalam berbagai tugas yang perlu diselesaikan dan estimasi yang terkait. Susan sangat tertarik dengan proyek ini, merasa menjadi bagian dari tim, dan berharap dapat berkontribusi. Ketika proyek semakin menurun, Susan tetap terlambat, bekerja lebih keras dan berkomitmen untuk menyelesaikan tugasnya tepat waktu dan dengan cara yang berkualitas. Mengapa? Karena mereka adalah tugasnya. Dia duduk dalam pertemuan dan membuat komitmen untuk rekan timnya dan dia merasa berkewajiban untuk menyampaikan.

Saran terkait adalah memanfaatkan sesi brainstorming. Banyak kali selama tahap perencanaan proyek atau pelaksanaan, pertanyaan, masalah atau tantangan muncul yang harus dipecahkan. Misalnya, solusi produk harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Kadang-kadang, sesi brainstorming mungkin merupakan metode yang tepat dan efektif untuk mengajukan solusi.

Sesi brainstorming akan mendapatkan beberapa jika tidak semua anggota tim proyek bersama-sama melakukan brainstorming ide untuk solusi yang mungkin. Memang, banyak ide "gila" akan dibuang dan itu tidak masalah. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi ide-ide terbaik dan mengevaluasinya sebagai kelompok untuk menentukan solusi terbaik yang tepat mengingat kendala tim saat ini.

# 2: Buat Pemutakhiran Status Mudah

Pekerjaan utama anggota tim Anda adalah menyelesaikan kiriman proyek dengan cara yang berkualitas. Namun, bagian dari pekerjaan mereka juga untuk mengkomunikasikan status pekerjaan mereka. Ini sangat penting karena keputusan perlu dibuat berdasarkan status proyek saat ini. Bisakah kita menambahkan sumber daya untuk tugas yang tertinggal? Bisakah kita mengambil persediaan dari vendor lain karena vendor asli terlambat? Apa yang harus kita komunikasikan kepada pelanggan organisasi? Pertanyaan-pertanyaan kritis seperti ini tidak dapat diminta, apalagi ditindaklanjuti, kecuali Anda memiliki status proyek yang baik. Dan status proyek saat ini hanya sebagus status yang diberikan oleh masing-masing individu.

Kualitas pembaruan status anggota tim sering dikaitkan dengan kemudahan yang dapat mereka berikan dan apa yang akan dilakukan setelah itu diberikan. Jika dibutuhkan jam anggota tim setiap minggu untuk memberikan status, itu tidak akan selesai atau tidak akan selesai dengan baik. Jika prosesnya rumit, mereka tidak akan mau melakukannya. Hasilnya adalah Anda tidak akan tahu pasti kapan saja di mana proyek Anda berdiri. Jamur ini menjadi keputusan yang tidak efektif atau tidak terjawab, proyek-proyek yang dijalankan dengan buruk dan tim yang tidak efektif.

Pertama, buat pembaruan status menjadi mudah. Tentukan informasi yang Anda perlukan untuk membuat keputusan pada proyek. Kuantitas pengorbanan untuk kualitas. Anda dapat mengumpulkan banyak informasi dari anggota tim Anda, tetapi sebagian besar tidak akan digunakan atau diperlukan. Jangan mengumpulkan informasi yang Anda tidak benar-benar butuhkan. Hanya kumpulkan informasi yang Anda butuhkan.

Setelah Anda menentukan apa yang dibutuhkan, tentukan format yang tepat untuk mengambilnya. Formatnya harus cepat, sederhana dan intuitif. Dapatkan umpan balik dari anggota tim Anda tentang apa yang mereka pikirkan.

Kedua, sebagaimana dinyatakan di atas, kualitas pembaruan status juga terkait dengan apa yang dilakukan dengan informasi tersebut. Jika seorang anggota tim merasa bahwa mereka akan "dihajar" atas segala jenis informasi "buruk", mereka akan enggan memberikannya. Pastikan bahwa informasi digunakan secara konstruktif dan informasi "buruk" serta "baik" dapat diberikan secara gratis.

Secara ringkas, tentukan informasi apa yang Anda butuhkan, format yang bagus dan sederhana untuk menerimanya, dan kemudian gunakan dengan tepat.

# 3: Adakan Rapat Reguler

Reaksi pertama Anda mungkin sangat negatif karena pengalaman yang kita semua miliki dengan pertemuan yang tidak relevan dan / atau tidak direncanakan dengan baik. Namun demikian, dilakukan dengan benar, pertemuan dapat menjadi alat yang berharga dalam kinerja tim Anda.

Rudolph Giuliani, mantan walikota New York City, mengadakan rapat pagi setiap hari dengan semua staf topnya. Dia melanjutkan ini bahkan melalui bencana 11 September 2001. Ini menyediakan semua orang dengan forum untuk membahas apa yang sedang terjadi, mengangkat masalah, mempelajari apa yang dilakukan orang lain dan yang paling penting, memiliki akses langsung ke pembuat keputusan.

Anda mungkin tidak ingin mengadakan pertemuan setiap hari, tetapi Anda masih dapat memperoleh manfaat dari rapat tim proyek reguler jika Anda mengikuti panduan ini:

  • Buat rapat Anda singkat. Jangan biarkan pertemuan Anda berlarut-larut melewati waktu yang ditentukan atau anggota tim Anda akan tumbuh untuk meremehkan mereka dan mereka akan dengan cepat kehilangan keefektifannya.
  • Pastikan bahwa pembuat keputusan yang tepat ada di rapat. Pengetahuan bahwa keputusan dapat dan akan dibuat pada pertemuan akan sangat meningkatkan keefektifannya. Anggota tim akan memastikan bahwa mereka hadir dan bahwa mereka memiliki masalah dan pertanyaan siap. Ketika keputusan sedang dibuat, bukannya ditunda untuk mendapatkan pengambil keputusan yang tepat di dalam ruangan, tim Anda akan menjadi jauh lebih efektif karena mereka dapat mengambil keputusan dan bertindak atasnya.
  • Punya agenda yang pasti. Jangan pergi ke pertemuan tanpa setidaknya rencana dasar untuk apa yang ingin Anda cakup. Miliki agenda khusus dengan tujuan spesifik untuk apa yang ingin Anda capai dan patuhi. Tangani topik sampingan nanti di luar rapat jika memungkinkan.

# 4: Dapatkan Tim Anda Bersama di Luar Kantor

Hubungan yang baik yang berkembang dalam tim proyek Anda akan mendorong efisiensi dan produktivitas yang tidak dapat diciptakan sebaliknya. Anggota tim yang berkomunikasi dengan baik satu sama lain, menghormati satu sama lain dan bahkan saling menyukai satu sama lain akan bekerja sama dengan lebih baik dan meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan.

Salah satu metode terbaik untuk meningkatkan hubungan anggota tim adalah mengumpulkan anggota tim Anda di luar lingkungan kantor. Secara berkala pergi keluar dan lakukan sesuatu yang menyenangkan. Pergi keluar untuk makan siang. Lakukan kunjungan lapangan ke organisasi lain yang telah mengerjakan proyek serupa. Pergi ke pertandingan bisbol. Jadilah kreatif. Anda akan terkejut – langkah tunggal yang sangat sederhana ini akan sangat membantu meningkatkan kinerja tim Anda.

# 5: Rayakan Prestasi

Dalam kecepatan sibuk hari ini, pencapaian sering kali tidak diketahui dan tidak dikenali. Kami fokus pada kegagalan kami tetapi jarang pada keberhasilan kami. Adalah penting bahwa Anda menemukan hal-hal untuk dirayakan. Rayakan satu set tugas yang diselesaikan tepat waktu atau lebih awal. Rayakan penyelesaian proyek. Rayakan hal-hal kecil serta hal-hal besar. Ini akan memberikan motivasi bagi anggota tim Anda untuk mencapai lebih banyak dan membuat lingkungan proyek Anda secara umum lebih menyenangkan. Kinerja individu dan tim sering dapat dikaitkan dengan sikap mereka. Merayakan prestasi hampir selalu membantu memperbaiki sikap.

Bagaimana Anda merayakan pencapaian? Ada berbagai metode mulai dari pertemuan besar atau pesta hingga ucapan terima kasih yang sangat kecil. Anda tidak harus selalu merayakan dengan cara yang megah. Terkadang pengakuan kecil berarti lebih banyak: pengakuan pribadi dalam sebuah pertemuan, catatan tulisan tangan, "penghargaan" yang dibuat. Jika anggota tim Anda tahu bahwa Anda menghargai kontribusi mereka dan dengan tulus mengakui mereka, mereka akan mengejar dan terus meningkatkan kinerja mereka.

Akhirnya, merayakan tonggak-tonggak individu juga. Ini tidak harus terkait dengan proyek tetapi bisa menjadi ulang tahun, hari jadi perusahaan, promosi, dll. Ini hanya menciptakan lingkungan proyek yang menyenangkan yang dinikmati anggota tim.

# 6: Menangani Kegagalan Head-On

Sama pentingnya dengan merayakan prestasi adalah menghadapi kegagalan tim Anda secara langsung. Tak usah dikatakan bahwa ini adalah tugas yang sulit. Setiap tim proyek akan mengalami kegagalan dan juga keberhasilan. Apa yang sering kali memisahkan tim yang sangat efektif dari yang tidak efektif bukanlah bagaimana mereka menangani keberhasilan tetapi bagaimana mereka menghadapi kegagalan.

Jika kegagalan tidak ditangani dengan benar, itu akan menjadi "gajah" di belakang tim Anda dan akan memuatnya di semua proyek di masa depan. Tidak ada yang mau membicarakannya tetapi semua orang bisa merasakan "awan" menggantung di atas proyek. Penting bahwa tim duduk dan mendiskusikan apa yang terjadi. Menyebarkan rasa frustrasi saja bisa membuat Anda bergerak maju. Namun, berhati-hatilah. Ini seharusnya tidak pernah berubah menjadi tuduhan atau cedera pribadi. Pastikan bahwa semua orang memahami bahwa ini akan dilakukan secara profesional dan sopan dengan fokus pada cara meningkatkan dan bahwa pengecualian terhadap aturan ini sama sekali tidak diperbolehkan.

Terkadang membantu untuk membuat tim proyek menjauh dari "pengaturan proyek" untuk periode waktu yang singkat. Pergi ke luar kantor. Bicarakan apa yang terjadi. Apa yang dilakukan tim itu bagus. Apa yang bisa dilakukan tim dengan lebih baik? Tetap positif, tetapi jangan takut untuk berbicara tentang apa yang seharusnya dilakukan dengan lebih baik.

Setelah Anda melalui proses ini, lakukan perubahan yang sesuai. Belajar dari kesalahan. Proyek berikutnya tidak akan sempurna, tetapi bisa selalu lebih baik. Implementasikan beberapa pelajaran yang dipetik.

Singkatnya, menangani kegagalan secara langsung, berusaha membuat perubahan dan kemudian bergerak maju dan berhenti berurusan dengan masa lalu.

# 7: Mendorong Masukan Tim

Anggota tim sering kali dapat menemukan ide-ide terbaik tentang cara meningkatkan produktivitas tim dan kesuksesan akhir. Jadilah kreatif dengan metode tentang cara mengumpulkan masukan mereka. Sisakan beberapa menit waktu dalam pertemuan Anda untuk ide dan saran. Terbuka untuk mereka. Dorong anggota tim Anda untuk memberikan masukan secara teratur dan dalam berbagai format. Terbuka dengan masukan dan bertindaklah yang tepat.

Tidak hanya anggota tim yang menawarkan ide-ide yang benar-benar produktif (diberikan juga mereka akan menawarkan beberapa yang tidak produktif), tetapi mereka akan merasa lebih memiliki kepemilikan dan tanggung jawab terhadap proyek ketika mereka memiliki beberapa masukan tentang bagaimana proyek tersebut dijalankan.

# 8: Memberdayakan Pengambil Keputusan

Sering ada yang lebih buruk daripada tim proyek yang tidak memiliki pengambil keputusan. Tim kemudian harus membuat keputusan oleh komite yang seringkali merupakan proses yang rumit dan memakan waktu. Identifikasi siapa pembuat keputusan, jelaskan kepada tim yang pengambil keputusan akan dan tetap dengan itu. Sering kali, masukan anggota tim harus diminta, tetapi harus ada satu orang yang membuat keputusan.

Perhatikan bahwa ada lebih dari satu pembuat keputusan. Bisa ada pembuat keputusan untuk bidang keahlian yang berbeda seperti pengembangan produk, pengujian, teknik, pemasaran, dll. Dan manajer proyek dapat menjadi pengambil keputusan utama untuk proyek ini secara keseluruhan di luar masalah bisnis yang perlu diputuskan oleh manajemen.

Hubungan ini secara langsung dengan mengadakan pertemuan rutin. Para pembuat keputusan Anda perlu dilibatkan dalam pertemuan untuk membuat pertemuan dan tim Anda efektif, dan untuk menyediakan sebuah forum untuk masukan tim dan untuk pengambilan keputusan yang cepat.

# 9: Beri Mereka Alat yang Mereka Butuhkan

Salah satu frustrasi umum anggota tim adalah tidak memiliki alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini mencakup dua area: alat yang spesifik pekerjaan (platform pengujian, komputer yang bagus, perangkat lunak yang tepat untuk perancang grafis), dan alat untuk mengelola proyek.

Alat yang spesifik pekerjaan sudah cukup jelas. Jika anggota tim Anda membutuhkan sesuatu untuk melakukan pekerjaan mereka, tidak ada yang lebih membuat frustrasi (atau yang membuang-buang waktu lebih banyak) daripada tidak memilikinya. Dapatkan untuk mereka. Saya memahami kendala anggaran yang dihadapi organisasi, tetapi menemukan cara untuk menang. Pinjam dari departemen lain untuk sementara waktu, mohon, tetapi temukan cara untuk memberi tim Anda apa yang dibutuhkan untuk menjadi sukses. Ini tidak hanya akan membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik, tetapi juga akan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda akan memukul mereka.

Ketika kita berbicara tentang alat yang digunakan untuk benar-benar mengelola proyek, itu menjadi sedikit lebih membingungkan. Apa yang membuat frustrasi anggota tim adalah ketika mereka harus menghabiskan banyak waktu menggunakan alat untuk mengelola proyek itu sendiri – yaitu memperbarui status. Berapa banyak orang menghabiskan berjam-jam karena mereka masih menggunakan spreadsheet untuk melacak informasi proyek? Anda tidak perlu memulai ekspedisi besar untuk menemukan dan menerapkan sistem perangkat lunak manajemen proyek besar. Ada alat yang lebih sederhana yang tersedia dan Anda bahkan dapat menggunakan proses yang lebih baik untuk menambah alat-alat internal yang ada. Ikuti prinsip-prinsip dasar ini:

  • Sediakan alat yang hanya akan meminta informasi yang benar-benar Anda gunakan (terkait dengan poin sebelumnya).
  • Jadikan alat mudah diakses.
  • Buat informasi mudah diakses (sehingga mereka tidak perlu mencari informasi yang benar).
  • Pastikan bahwa ini tidak menghabiskan waktu (jangan minta mereka menghabiskan waktu setiap minggu untuk memperbarui status).
  • Pastikan alat tidak sulit atau terlalu rumit untuk digunakan untuk tugas yang ada di tangan – membuatnya tetap sederhana.

Sisi lain dari ini adalah situasi di mana anggota tim tidak ingin menggunakan alat, tetapi lebih suka menggunakan apa pun dan tetap di kepompong mereka. Anda masih perlu menyediakan alat yang tepat, dan tidak ada yang salah dengan mengharapkan mereka untuk menggunakannya. Namun demikian, pastikan Anda mengikuti prinsip di atas.

# 10: Dimasukkan Metode Mengelola Masalah dan Perubahan

Perubahan diberikan di hampir setiap proyek dan itu bisa menjadi hal yang baik. Yang perlu Anda lakukan adalah menerapkan sistem untuk mengelolanya. Perubahan yang tidak dikelola dapat sangat cepat menghilangkan peningkatan kinerja dan motivasi apa pun yang telah Anda buat dengan tim Anda. Alasannya sederhana. Jika anggota tim Anda telah bekerja keras, terencana dengan baik dan berkinerja baik hanya untuk dihantam oleh perubahan tak terduga yang mengharuskan mereka bekerja lebih lama dan itu dapat membahayakan keberhasilan proyek, motivasi dan kinerja tim akan turun terburu-buru.

Itu tidak berarti bahwa kita tidak boleh membiarkan perubahan – kita harus. Sumber daya, lingkungan dan kebutuhan bisnis semua berubah dan kita harus fleksibel untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan yang berubah. Namun, kami harus melakukannya dengan cara yang tidak membahayakan kinerja tim kami.

Sistem Anda untuk mengelola perubahan tidak harus rumit. Bahkan, itu bisa sangat sederhana. Tetapi setidaknya harus mengikuti aturan sederhana ini:

  • Semua perubahan harus disalurkan melalui proses yang sama.
  • Anggota tim Anda harus memiliki masukan ke dalam perubahan. Mereka mungkin tidak memiliki wewenang untuk menyetujui atau tidak menyetujui perubahan, tetapi mereka dapat menunjukkan waktu dan upaya yang diperlukan dan apa konsekuensi dari perubahan tersebut (mis. Kiriman lainnya akan terlambat, proyek akan selesai nanti, dll.) .
  • Jangan izinkan siapa pun untuk bekerja pada perubahan sampai disetujui.
  • Identifikasi dengan jelas siapa yang memiliki wewenang untuk menyetujui perubahan.
  • Pastikan bahwa ada nilai organisasi untuk menerapkan perubahan.

Seperti halnya perubahan, masalah akan muncul di setiap proyek. Anda juga membutuhkan sistem untuk mengelola ini. Ini dapat sesederhana spreadsheet yang memuat masalah, ketika muncul, siapa yang bertanggung jawab dan tindakan apa yang akan diambil untuk mengatasinya. Pertemuan berkala Anda dapat menjadi tempat yang bagus untuk mengangkat masalah dan pada kenyataannya Anda harus memberi mereka waktu untuk mengangkat masalah. Sistem manajemen masalah Anda tidak harus rumit, tetapi perlu ada dan seseorang (biasanya seorang manajer proyek) harus bertanggung jawab untuk mengoordinasikannya. Ini akan memastikan bahwa masalah tidak hilang atau terlupakan (ini akan selalu kembali menghantui Anda pada saat yang paling tidak tepat), dan bahwa mereka tidak mempengaruhi keseluruhan kinerja proyek dan tim proyek.

Kesimpulan

Meningkatkan kinerja tim proyek dapat menjadi percakapan yang sangat panjang dan mendetail yang mencakup banyak bidang pengetahuan yang berbeda seperti psikologi, perilaku organisasi, bisnis, dinamika tim, dll. Namun, ada beberapa metode mendasar sederhana yang dapat Anda masukkan dengan mudah tempatkan hari ini yang dapat mengarah pada hasil jangka pendek yang nyata, tingkatkan kinerja tim proyek Anda, dan tingkatkan keberhasilan proyek Anda.

Lihatlah organisasi dan proyek Anda sendiri. Munculkan gagasan lain yang serupa yang juga akan produktif di organisasi Anda. Pilih beberapa metode yang terdaftar di sini yang menurut Anda akan memiliki dampak terbesar dan fokus pada ini.

Manajemen proyek tidak mudah, tetapi dengan beberapa ketekunan, fleksibilitas dan pelaksanaan beberapa praktik manajemen proyek mendasar, Anda dapat mulai melihat lebih banyak kesuksesan dalam proyek Anda sendiri.

 Membangun Tim Sukses: 5 Cara untuk Meningkatkan Kerja Tim

Salah satu langkah terpenting yang dapat Anda ambil sebagai pemimpin adalah memfasilitasi kolaborasi dalam tim Anda. Berikut adalah 5 langkah yang dapat Anda ambil yang akan meningkatkan komunikasi tim, mengurangi konflik, membangun kepercayaan, memperkuat hubungan, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif.

1 Sediakan peluang membangun tim. Komunikasi dan interaksi yang buruk adalah salah satu masalah paling umum di tim mana pun. Ini bermasalah karena tidak ada tim yang dapat berfungsi secara efektif tanpa komunikasi yang kuat dan interaksi positif. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah melalui kegiatan membangun tim yang membangun kepercayaan dan meningkatkan kinerja tim. Membangun tim melayani enam tujuan:

* Ini membantu tim memperjelas tujuan dan sasaran mereka.

* Ini memungkinkan tim untuk mengembangkan strategi dan prinsip operasi.

* Ini meningkatkan komunikasi dan interaksi tim.

* Ini meningkatkan proses tim seperti pemecahan masalah, pengambilan keputusan dan resolusi konflik.

* Ini meningkatkan kepemimpinan tim dan keterampilan pemimpin.

* Ini meningkatkan produktivitas dan efektivitas tim secara keseluruhan.

2 Berkomunikasi dengan semua anggota tim secara terbuka dan jujur. Salah satu kualitas terpenting dari setiap pemimpin adalah keaslian , yang mengacu pada keterbukaan, jujur ​​dan lugas. Ini juga berkaitan dengan merasa nyaman dengan siapa Anda sebagai manusia. Menjadi tulus sebagai seorang pemimpin berarti bahwa Anda selalu jujur ​​dengan anggota tim Anda dan Anda secara aktif bekerja untuk menciptakan lingkungan di mana pertukaran ide yang bebas dapat terjadi. Dengan melakukan ini, tim Anda akan mengembangkan kepercayaan dan akan menanggapi Anda dengan lebih positif dalam situasi baik dan buruk.

3 Libatkan anggota tim dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Melibatkan anggota tim memberikan tiga manfaat. Pertama, itu membantu mereka mengambil kepemilikan atas penyelesaian masalah. Dengan berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah, anggota secara aktif terlibat dalam menghasilkan solusi dan membuat keputusan tentang bagaimana menerapkan solusi tersebut. Ini meningkatkan kemungkinan bahwa keputusan akhir akan diterima oleh tim. Kedua, ini membawa informasi dan kreativitas yang lebih lengkap ke proses pemecahan masalah. Daripada satu atau dua orang membuat keputusan, pemecahan masalah tim membawa beragam ide dan data ke meja yang meningkatkan kemungkinan solusi yang berhasil dapat diidentifikasi. Akhirnya, anggota tim akan memiliki kesempatan lebih besar untuk belajar dan berkembang jika mereka adalah peserta aktif dalam proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

4. Ciptakan lingkungan yang aman di mana anggota tim dapat mendiskusikan masalah dan kekhawatiran. Staf umumnya akan berfungsi lebih efektif dalam pengaturan di mana mereka merasa dapat mengekspresikan diri, menawarkan pendapat tanpa teguran, dan terlibat dalam dialog konstruktif tentang masalah pekerjaan. Terserah kepada pemimpin tim untuk melihat bahwa jenis lingkungan kolaboratif ini diciptakan dan dipelihara. Anda dapat melakukan ini dengan terlibat dalam aktivitas berikut:

* Sediakan peluang yang terstruktur dan berkelanjutan bagi anggota untuk mendiskusikan masalah dan kekhawatiran mereka. Misalnya, Anda dapat mengadakan rapat bulanan di mana para peserta mengidentifikasi masalah dan mendiskusikan solusi potensial.

* Dorong anggota untuk menawarkan saran dan ide secara berkelanjutan, dan kemudian gunakan ide-ide tersebut. Anda dapat mensistematisasi proses ini dengan sistem saran yang memungkinkan anggota untuk menawarkan ide dan memberi penghargaan kepada mereka atas saran yang diterapkan.

5. Tantang perilaku non-kolaboratif apa pun . Langkah lain yang dapat Anda ambil untuk menciptakan lingkungan yang mendukung adalah menghadapi setiap perilaku non-kolaboratif. Setiap tim akan memiliki orang-orang yang "bertindak" pada satu titik atau lainnya. Kadang-kadang ini sangat kecil, sementara di lain waktu itu bisa menjadi masalah serius. Dalam kedua kasus Anda perlu mendiskusikan perilaku dengan pihak yang menyinggung untuk memastikannya tidak berlanjut. Perilaku non-kolaboratif dapat meliputi:

* Terus mengganggu anggota selama rapat.

* Berteriak di tim.

* Berbicara buruk tentang orang lain (misalnya, berbicara di belakang seseorang).

* Gagal untuk terlibat dalam perilaku yang mendukung anggota lain.

* Menjadi durhaka terhadap pemimpin tim.

* Gagal menyelesaikan tugas kerja secara tepat waktu dan profesional.

* Mengeluh tentang keputusan yang telah dibuat.

* Mengkritik, mencari kesalahan dan fitnah.

* Menggunakan humor yang sesuai atau membuat komentar off-color.

5 Tips untuk Meningkatkan Kinerja di Tim Penjualan Kecil

Dalam tahun-tahun pengalaman saya dalam penjualan dan manajemen penjualan, saya telah mengamati banyak tim penjualan skala kecil dan menengah. Seringkali, mereka berjuang untuk tampil pada kapasitas dan mencapai tujuan mereka dan itu sering menjadi masalah manajemen penjualan. Terkadang karena CEO atau pemilik bisnis adalah manajer penjualan secara de facto dan mengenakan banyak topi. Mereka sering terlalu sibuk menjalankan bisnis mereka atau menyebar terlalu tipis. Kadang-kadang mereka adalah ahli teknis di bidangnya dan keahlian serta waktu mereka digunakan untuk meningkatkan produk, sistem, atau layanan. Terkadang karena seorang staf penjualan berkinerja terbaik dipromosikan menjadi peran manajemen penjualan dan kekuatan mereka terletak pada penjualan dan memberikan pendapatan kepada bisnis secara pribadi daripada dalam arti luas. Di bawah ini adalah lima hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan manajemen penjualan di perusahaan Anda sekarang.

1. Perencanaan

Banyak pemilik bisnis memiliki rencana penjualan yang belum sempurna. Jika mereka memang memilikinya, sering kali itu terdiri dari sasaran penjualan yang lebih tinggi dan lebih tinggi, tanpa memperhitungkan apa yang akan mendorong bisnis baru itu. Apakah lini produk baru akan ditambahkan, pasar baru dibuka atau tambahan baru dibuat untuk tim penjualan? Akankah perusahaan dapat mendukung biaya tambahan saat pasar dibuka dan orang penjualan baru dilatih? Berapa banyak risiko yang akan ditanggung perusahaan? Rencana penjualan yang baik tetapi sederhana mempertimbangkan hal ini. Takeaway: Buat rencana penjualan yang lebih baik dengan langkah-langkah konkret untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

2. Modernisasi

Ada banyak teknologi baru yang mempermudah berinteraksi dengan prospek. Diantaranya adalah sistem CRM, alat kolaborasi, cloud, dialer, pelacakan email, prospek dan sistem informasi pelanggan. Sistem yang ada sedang ditingkatkan sepanjang waktu dengan kemampuan terbaru. Semua dirancang untuk lebih efisien dan efektif menjangkau lebih banyak pembeli, menyebarluaskan informasi, menghangatkannya, dan membantu penjualan. Platform media sosial memungkinkan bisnis untuk memperluas jangkauannya dengan murah dan membuat bisnis Anda lebih terlihat oleh mesin telusur seperti Google.com. Takeaway: Evaluasi teknologi baru secara teratur untuk memastikan Anda mengikuti dan memodernisasi sesuai kebutuhan.

3. Pelatihan

Pelatihan orang penjualan melayani tiga tujuan. Yang pertama adalah memberi mereka kesempatan untuk mengasah dan menyegarkan kembali keterampilan mereka. Yang kedua adalah mengingatkan mereka bahwa kinerja itu penting dan bahwa harapan untuk mereka berkinerja baik adalah tinggi. Yang ketiga adalah bahwa hal itu menunjukkan kesediaan untuk berinvestasi di dalamnya dan bahwa mereka adalah bagian dari rencana jangka panjang untuk organisasi. Takeaway: Pastikan Anda menawarkan pelatihan kepada staf penjualan Anda setiap tahun (pemotongan kapak yang tajam lebih baik daripada yang membosankan).

4. Lead Generation

Semua bisnis membutuhkan penjualan dan sebagian besar usaha kecil dan menengah tunduk pada paradigma pesta / paceklik. Ketika mereka sibuk, hal pertama yang disisihkan adalah mencari bisnis baru. Hingga bisnis melambat. Lalu ada kesibukan aktivitas penjualan dan segera bisnis kembali seperti semula. Untuk sementara. Sebagian besar bisnis kecil tidak memiliki bandwidth untuk prospek secara efektif dengan cara yang konsisten.

Daftar harus sangat ditargetkan dan disegarkan secara teratur. Teknologi harus digunakan dan proses yang terbukti diikuti. Teknologi harus memperkuat proses daripada menguranginya. Manajemen puncak harus menerapkan penggunaan teknologi dan mengikuti proses. Manfaatkan media sosial dan blogging untuk memperluas jangkauan Anda dengan murah. Akhirnya, tidak ada yang bisa menjadi ahli dalam segala hal sehingga mendapatkan bantuan dari para profesional ketika dibutuhkan. Takeaway: Jadikan prospekting sebagai bagian dari rutinitas dan budaya perusahaan dan panggil para ahli saat dibutuhkan!

5. Pengukuran

Anda mendapatkan apa yang Anda ukur adalah pepatah lama dan itu sebagian besar benar. Tantangannya adalah manajemen puncak sering kesulitan menyamakan tindakan, aktivitas, dan perilaku yang sebenarnya mereka coba dorong dan ukur. Berikut ini contoh praktisnya. Mungkin manajemen puncak percaya bahwa menawarkan webinar gratis akan meningkatkan penjualan karena bekerja dengan baik di masa lalu. Jadi tujuannya adalah menjalankan webinar dengan baik.

Bagaimana webinar ini akan dipromosikan ke prospek dan klien? Apakah satu set email akan dikirim, mulai beberapa minggu sebelum webinar pertama? Kemudian daftar prospek dengan alamat email harus dibeli dan dimuat dan undangan email yang menarik dibuat.

Apakah prospek akan dipanggil dan diberi tahu tentang webinar? Maka nomor telepon akan diperlukan, skrip perlu dibuat dan orang yang ditunjuk untuk melakukan panggilan. Untuk melacak hasil panggilan, laporan aktivitas harus dibuat dan dijalankan secara berkala untuk menguji pesan, untuk memastikan panggilan dilakukan dan untuk menganalisis tanggapan prospek. Akankah laporan dikelompokkan berdasarkan jenis prospek (atau industri atau negara bagian atau kota atau sumber)? Maka data tersebut perlu diambil atau diimpor untuk setiap prospek.

Terakhir, laporan harus mengukur keberhasilan setiap webinar, sehingga hasilnya dapat ditabulasikan. Berapa banyak orang yang terdaftar dan dihadiri yang penting untuk diukur, serta apa yang terjadi pada prospek setelah webinar selesai untuk menentukan ROI. Takeaway: Buat laporan yang mengukur tindakan, aktivitas, dan perilaku yang mendorong kesuksesan penjualan, jalankan secara rutin, dan bagikan hasilnya.