Pengkajian Risiko Proyek yang Efektif dan Strategi Mitigasi Risiko Optimal

[ad_1]

Apa sifat dan sumber risiko proyek? Apa sifat dan fungsi dari penilaian risiko proyek? Bagaimana perusahaan memilih strategi mitigasi risiko? Apa hubungan antara strategi mitigasi risiko optimal dan penilaian risiko proyek yang efektif? Bagaimana perusahaan mencapai perkiraan target keuangan melalui manajemen mutu dan metode statistik? Jawaban atas pertanyaan strategis ini sangat penting untuk perumusan yang efektif dan pelaksanaan strategi mitigasi risiko optimal yang menyamakan biaya marjinal dengan manfaat marjinal mitigasi risiko. Selain itu, strategi mitigasi risiko optimal meminimalkan kemungkinan dan kejadian risiko proyek yang diketahui dan memaksimalkan kapasitas produksi laba perusahaan.

Dalam ulasan ini, kami memeriksa beberapa literatur akademis yang berkaitan dan masih ada pada penilaian risiko proyek yang efektif dan strategi mitigasi yang optimal. Setiap strategi mitigasi risiko memiliki biaya dan manfaat. Oleh karena itu, fungsi obyektif adalah untuk memaksimalkan manfaat bersih dari strategi mitigasi risiko. Dalam prakteknya, strategi mitigasi risiko optimal menyamakan biaya marjinal dengan manfaat marginal strategi mitigasi risiko dengan meminimalkan insiden risiko proyek dan memaksimalkan kapasitas produksi laba perusahaan. Risiko proyek yang diukur oleh standar deviasi proyek adalah rata-rata tertimbang kemungkinan penyimpangan dari nilai yang diharapkan (rata-rata). Penyimpangan standar proyek menangkap kemungkinan bahwa setiap kejadian atau kondisi yang tidak pasti dapat berdampak buruk terhadap proyek dan menjaganya agar tidak dieksekusi sebagaimana yang direncanakan.

Dalam prakteknya, risiko proyek seperti risiko keuangan berasal dari rata-rata tertimbang variasi yang mungkin dari hasil yang diharapkan berdasarkan data historis. Oleh karena itu, perusahaan harus memahami sifat dan sumber variasi untuk merumuskan strategi mitigasi risiko yang efektif sesuai dengan profil perusahaan yang memungkinkannya mencapai target keuangan yang diperkirakan melalui manajemen mutu dan metode statistik.

Tidak semua variasi risiko proyek merugikan. Beberapa peristiwa risiko seperti pendekatan inovatif atau metode menyelesaikan suatu kegiatan atau kondisi yang menguntungkan seperti harga yang lebih rendah untuk bahan tertentu mengurangi risiko dan dapat memfasilitasi penyelesaian proyek. Kejadian atau kondisi yang menguntungkan ini disebut peluang; tetapi masih harus diperlakukan sebagai risiko proyek – kemungkinan penyimpangan dari nilai yang diharapkan (rata-rata).

Beberapa Panduan Operasional

Tidak semua risiko proyek dapat dikurangi secara efektif. Untuk merumuskan dan melaksanakan strategi mitigasi risiko proyek yang efektif, perusahaan harus mengembangkan budaya penilaian dan perbaikan berkelanjutan. Perusahaan tidak dapat menerapkan atau mengelola apa yang tidak mereka pahami, dan mereka tidak dapat mengukur atau memahami apa yang tidak mereka ketahui; dan mereka tidak tahu apa yang tidak mereka percayai. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu memeriksa apa yang mereka harapkan dengan merancang dan menerapkan model penilaian yang kuat yang menginformasikan pengumpulan dan analisis data yang relevan, akurat dan tepat waktu.

Sumber dan Jenis Variasi

Dalam operasi, variasi identifikasi sumber untuk proyek sangat penting untuk peningkatan kualitas produk. Banyak teknik identifikasi variasi sumber didasarkan pada model kualitas kesalahan linear, di mana korelasi antara kesalahan proses dan pengukuran kualitas produk adalah linier. Dalam prakteknya, banyak pengukuran kualitas secara non-linear terkait dengan kesalahan proses. Aspek penting dari karakterisasi proses adalah untuk mengidentifikasi dan mengukur berbagai sumber dan jenis variasi sehingga dapat diminimalkan.

Selain itu, kemampuan untuk mendeteksi dan meminimalkan variasi dalam proses proyek memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan, memungkinkan mereka untuk menyediakan produk berkualitas unggul kepada pelanggan mereka di pasar global dan untuk mencapai target keuangan yang diperkirakan melalui manajemen mutu dan metode statistik. Kontrol kualitas tradisional berfokus pada kontrol proses statistik (SPC), untuk mendeteksi anomali dan penyimpangan berdasarkan pengukuran produk dan proses. Namun, pendekatan ini tidak memberikan panduan operasional khusus untuk mengidentifikasi sumber variasi, langkah penting menuju pengurangan variasi dan strategi mitigasi risiko proyek derivatif.

Selanjutnya, ketersediaan proyek dan data penilaian proses serta kekritisan masalah yang disebabkan oleh proyek dan variasi proses menyebabkan perkembangan signifikan dari metodologi inovatif untuk identifikasi sumber variasi. Dalam kasus variasi sebab-umum yang normal, proses ini dalam kendali-stabil dan karena itu dapat diprediksi. Ini berarti bahwa berdasarkan pola proses saat ini, perusahaan dapat memprediksi bagaimana akan berperilaku di masa depan, yaitu selalu dalam batas kontrol. Dalam kasus penyebab khusus – variasi yang luar biasa, prosesnya tidak terkontrol – tidak stabil dan karena itu tidak dapat diprediksi. Dengan kata lain, berdasarkan pola proses saat ini, perusahaan tidak dapat memprediksi bagaimana proses akan berperilaku di masa depan.

Seperti yang Anda ketahui, tidak hanya ada sumber variasi yang berbeda tetapi ada juga variasi jenis yang berbeda. Variasi sebab umum menggambarkan variabilitas acak yang melekat dalam proses dan penyebab khusus atau variasi penyebab yang dapat ditugasi adalah karena keadaan tertentu. Dua variasi jenis adalah variasi yang dikontrol dan variasi yang tidak terkontrol. Variasi terkontrol ditandai dengan pola variasi yang stabil dan konsisten dari waktu ke waktu. Jenis variasi ini bersifat acak dan menunjukkan fluktuasi yang seragam tentang tingkat yang konstan. Variasi yang tidak terkontrol ditandai oleh pola variasi yang berubah dari waktu ke waktu dan karenanya tidak dapat diprediksi.

Konsep terkontrol / variasi yang tidak terkontrol sangat penting dalam menentukan apakah suatu proses stabil dan terkendali. Suatu proses dianggap stabil dan terkendali jika berjalan secara konsisten dan dapat diprediksi. Ini berarti bahwa nilai proses rata-rata konsisten, dan variabilitas dikontrol. Jika variasi proses yang tidak terkontrol berada di luar kendali, maka baik proses nilai yang diharapkan (rata-rata) tidak konsisten, atau variasi proses berubah atau keduanya.

Penilaian Risiko dan Strategi Mitigasi

Dalam prakteknya, mengelola risiko proyek adalah proses yang mencakup penilaian risiko dan strategi mitigasi untuk risiko yang dapat diidentifikasi dan diprediksi. Penilaian risiko proyek mencakup identifikasi potensi risiko dengan probabilitas yang diketahui dan evaluasi potensi dampak risiko proyek yang diidentifikasi. Strategi mitigasi risiko dirancang untuk menghilangkan atau meminimalkan dampak kejadian-kejadian risiko yang memiliki dampak negatif atau negatif pada proyek. Mengidentifikasi risiko adalah proses yang kreatif dan sistematis. Proses kreatif termasuk secara aktif mengembangkan wawasan baru ke dalam situasi dan menerapkan solusi inovatif yang unik untuk masalah proyek. Dan pendekatan sistem memerlukan kemampuan untuk mengantisipasi dan memahami implikasi risiko proyek dan strategi mitigasi di seluruh perusahaan.

Akhirnya, ada pengumpulan bukti empiris dalam literatur akademis yang ada menunjukkan bahwa selama karakterisasi proses, perusahaan harus berusaha untuk mengisolasi, menghilangkan, atau meminimalkan semua sumber variasi yang tidak terkendali. Pada tahap perencanaan proyek, risiko masih belum pasti karena belum terjadi. Tetapi pada akhirnya, beberapa risiko yang diantisipasi akan terjadi, dan perusahaan harus berurusan dengan mereka. Ada empat strategi dasar untuk mengelola risiko proyek:

1. Penghindaran Risiko: Hal terbaik yang dapat dilakukan perusahaan dengan risiko proyek adalah menghindarinya. Jika perusahaan dapat mencegah risiko terjadi, itu tidak akan mempengaruhi proyek. Cara termudah untuk menghindari risiko proyek adalah pergi, tetapi ini mungkin bukan pilihan yang layak. Teknik penghindaran risiko yang umum adalah menggunakan metode yang sudah terbukti dan sudah ada daripada menggunakan metode inovatif, meskipun metode inovatif dapat menunjukkan hasil potensial yang lebih baik. Penghindaran risiko sering efektif tetapi jarang praktis.

2. Pengurangan Risiko: Jika suatu perusahaan tidak dapat menghindari risiko, ia dapat mengurangi atau meminimalkan dampak. Ini berarti mengambil beberapa tindakan yang akan meminimalkan keparahan kerusakan pada proyek. Penggunaan sistem informasi manajemen yang efektif, sistem peringatan dan sistem deteksi masalah awal adalah beberapa praktik terbaik industri.

3. Transfer Risiko: Salah satu cara paling efektif untuk menangani risiko proyek adalah membayar pihak ketiga untuk menerima risiko. Cara paling umum untuk melakukan ini adalah melalui asuransi atau reasuransi.

4. Pembagian Risiko: Ini melibatkan bermitra dengan perusahaan lain untuk berbagi tanggung jawab atas kegiatan berisiko. Bermitra dengan perusahaan lain untuk berbagi risiko yang terkait dengan sebagian proyek berguna ketika perusahaan lain memiliki keahlian atau kompetensi-sumber daya dan kemampuan khusus yang tidak dimiliki perusahaan.

5. Retensi Risiko: Ini adalah asumsi yang direncanakan risiko oleh perusahaan. Ketika suatu perusahaan tidak dapat menghindari, memitigasi, mentransfer, atau membagi risiko proyek, maka ia harus mempertahankan / menerima sebagian atau seluruh risiko. Cara paling umum untuk melakukan ini adalah melalui asuransi diri, pembayaran bersama, atau deductible.

Singkatnya, selalu ada biaya dan manfaat untuk setiap keputusan dan strategi bisnis. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu mempertimbangkan biaya dan manfaat dari penilaian risiko proyek dan strategi mitigasi untuk memutuskan apakah manfaat membenarkan biaya. Strategi mitigasi optimal menyamakan biaya marjinal dengan manfaat marjinal, ceteris paribus.

[ad_2]

Apakah Tim Manajemen Proyek Bagian Terbaik Atau Terburuk Menjadi Manajer Proyek?

[ad_1]

Pada setiap proyek akan ada tim manajemen proyek yang pada dasarnya dapat membuat atau menghancurkan pengiriman Anda. Betul. Anda dapat merencanakan detail terkecil; Anda dapat memastikan Anda memiliki PID atau Piagam kedap air di tempat dan Anda bahkan dapat memiliki catatan risiko dan masalah yang luas. Semua tidak berarti apa-apa jika Anda tidak memiliki tim yang mampu memotivasi.

Dan disitulah masalah dimulai. Tim proyek bukanlah suatu entitas, mereka adalah sekelompok individu semua dengan motivasi dan agenda mereka sendiri. Jika Anda beruntung Anda akan memiliki prospek yang berpengalaman di tempat yang bersedia dan mampu membawa berbagai rangkaian tim mereka bersama untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan tepat waktu. Ini adalah ketika memiliki tim pengiriman dapat menjadi sukacita untuk dimiliki.

Tentu saja jika ini terjadi pada sebagian besar pengiriman akan ada sedikit kebutuhan untuk PM. Kenyataannya adalah bahwa adalah tugas PM untuk membuat tim mereka bekerja sebagai salah satu yang memberikan satu tujuan. Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Saat ini jarang menemukan sumber daya yang semuanya bekerja penuh waktu di proyek atau bahkan berdasarkan situs yang sama. Dan semakin besar pengiriman semakin kurang terlokalisir sumber daya.

Jadi misalnya pada proyek besar yang saat ini saya kelola, saya memiliki sumber daya penuh dan paruh waktu serta tim yang berbasis di AS, Polandia, India, Irlandia, dan London. Saya tidak hanya harus membawa kumpulan sumber daya yang berbeda ini ke dalam satu kelompok yang berfokus pada penyampaian satu tujuan, tetapi hal-hal kecil seperti komunikasi mendapat pukulan. Setelah semua, cobalah menjadwalkan panggilan konferensi pada waktu yang nyaman di mana orang-orang dari India, London dan AS dapat hadir?

Kenyataannya adalah membuat tim manajemen proyek bekerja adalah keterampilan lembut yang terlalu sedikit milik PM. Tetapi tanpa keahlian ini, peluang untuk berhasil hampir nol kecuali Anda menjadi sangat beruntung, dan dalam profesi ini, keberuntungan cenderung berjalan terlalu cepat.

Jadi buat tim proyek Anda bekerja untuk Anda. Pelajari cara menjadikannya berfungsi sebagai satu grup yang berfokus pada tujuan agar produk Anda terkirim. Temukan cara memotivasi mereka sehingga mereka bersedia untuk pergi ke persen ekstra itu dalam menyelesaikan pengiriman Anda.

Dan dengan mempelajari semua ini, Anda tidak hanya akan berakhir dengan tim bahagia yang akan bekerja sama dengan Anda di proyek lain, tetapi Anda akan segera membangun reputasi untuk pengiriman. Yang dalam industri ini benar-benar tak ternilai bagi mereka yang ingin cepat menaiki tangga karir dan pindah ke peran profil tinggi yang lebih besar.

[ad_2]

10 Cara untuk Meningkatkan Kinerja Tim Proyek Anda

[ad_1]

pengantar

Proyek semakin menjadi inti dari apa yang dilakukan organisasi saat ini. Apakah itu pengembangan produk baru, kampanye pemasaran, implementasi teknologi, peningkatan proses atau segudang kemungkinan lain, proyek adalah apa yang bisa dilakukan.

Hampir semua dari kita dapat menunjukkan contoh keberhasilan proyek dan kegagalan proyek. Banyak contoh sukses proyek yang terkenal termasuk cerita terkenal seperti program luar angkasa Apollo, dan Otomotif Chrysler yang berputar balik. Kisah sukses yang lebih baru adalah penyelamatan para penambang di Chili. Tetapi untuk setiap kisah sukses, ada beberapa kegagalan. Waktu dan / atau pembengkakan biaya terjadi di banyak proyek kami saat ini sementara hanya sebagian kecil dari tujuan yang diinginkan yang disampaikan.

Di jantung hampir setiap proyek adalah tim yang bertugas menyelesaikan proyek dan memberikan nilai kepada organisasi. Tim yang efektif memberikan proyek berkualitas tinggi dan bernilai tambah. Tim yang tidak efektif memberikan proyek-proyek yang biasa-biasa saja di terbaik dan tidak ada proyek yang paling buruk.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja tim proyek di organisasi Anda? Bagaimana Anda bisa membuat tim proyek Anda melakukan lebih banyak, lebih cepat, dan mempertahankan atau meningkatkan kualitas pengiriman mereka sehingga proyek Anda terdaftar sebagai sukses dan bukan sebagai salah satu statistik? Tujuan artikel ini adalah untuk membahas 10 cara yang akan menghasilkan hasil jangka pendek dan jangka panjang dan itu seharusnya memicu Anda untuk memikirkan metode lain yang akan efektif dalam organisasi Anda sendiri.

# 1: Buat Semua Orang Terlibat dalam Proses Perencanaan Proyek

Ketika Anda merencanakan proyek Anda, dapatkan seluruh tim terlibat dalam berbagai tingkatan. Tanyakan kepada mereka tugas apa yang harus diselesaikan untuk memenuhi tujuan proyek. Tanyakan kepada mereka berapa lama mereka memperkirakan tugas yang akan diambil. Tanyakan kepada mereka apa masalah yang mungkin timbul dan bagaimana Anda dapat merencanakannya. Mengapa? Karena ketika tim Anda memiliki masukan ke dalam rencana proyek, mereka akan mulai merasakan kepemilikan dan tanggung jawab atas tugas dan hasil yang menjadi tanggung jawab mereka.

David adalah anggota tim pada proyek pemasaran baru yang bertanggung jawab untuk menghasilkan salinan iklan. Dia tidak diajak konsultasi tentang rencana proyek, tetapi diberi tahu tugas mana yang perlu diselesaikan dan berapa lama waktu yang diperlukan. David merasa tidak memiliki kepemilikan atas rencana tersebut, juga tidak merasa bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam waktu yang ditentukan. Bahkan, dia merasa agak kesal dengan pengenaan itu. Ketika dorongan datang untuk mendorong dan proyek berjalan terlambat dan turun ke kawat, David pergi bekerja tepat waktu dan tidak mengerahkan upaya ekstra.

Sebaliknya, Susan adalah anggota tim pada proyek implementasi perangkat lunak. Dia telah terlibat sejak awal dan telah memberikan masukan ke dalam berbagai tugas yang perlu diselesaikan dan estimasi yang terkait. Susan sangat tertarik dengan proyek ini, merasa menjadi bagian dari tim, dan berharap dapat berkontribusi. Ketika proyek semakin menurun, Susan tetap terlambat, bekerja lebih keras dan berkomitmen untuk menyelesaikan tugasnya tepat waktu dan dengan cara yang berkualitas. Mengapa? Karena mereka adalah tugasnya. Dia duduk dalam pertemuan dan membuat komitmen untuk rekan timnya dan dia merasa berkewajiban untuk menyampaikan.

Saran terkait adalah memanfaatkan sesi brainstorming. Banyak kali selama tahap perencanaan proyek atau pelaksanaan, pertanyaan, masalah atau tantangan muncul yang harus dipecahkan. Misalnya, solusi produk harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Kadang-kadang, sesi brainstorming mungkin merupakan metode yang tepat dan efektif untuk mengajukan solusi.

Sesi brainstorming akan mendapatkan beberapa jika tidak semua anggota tim proyek bersama-sama melakukan brainstorming ide untuk solusi yang mungkin. Memang, banyak ide "gila" akan dibuang dan itu tidak masalah. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi ide-ide terbaik dan mengevaluasinya sebagai kelompok untuk menentukan solusi terbaik yang tepat mengingat kendala tim saat ini.

# 2: Buat Pemutakhiran Status Mudah

Pekerjaan utama anggota tim Anda adalah menyelesaikan kiriman proyek dengan cara yang berkualitas. Namun, bagian dari pekerjaan mereka juga untuk mengkomunikasikan status pekerjaan mereka. Ini sangat penting karena keputusan perlu dibuat berdasarkan status proyek saat ini. Bisakah kita menambahkan sumber daya untuk tugas yang tertinggal? Bisakah kita mengambil persediaan dari vendor lain karena vendor asli terlambat? Apa yang harus kita komunikasikan kepada pelanggan organisasi? Pertanyaan-pertanyaan kritis seperti ini tidak dapat diminta, apalagi ditindaklanjuti, kecuali Anda memiliki status proyek yang baik. Dan status proyek saat ini hanya sebagus status yang diberikan oleh masing-masing individu.

Kualitas pembaruan status anggota tim sering dikaitkan dengan kemudahan yang dapat mereka berikan dan apa yang akan dilakukan setelah itu diberikan. Jika dibutuhkan jam anggota tim setiap minggu untuk memberikan status, itu tidak akan selesai atau tidak akan selesai dengan baik. Jika prosesnya rumit, mereka tidak akan mau melakukannya. Hasilnya adalah Anda tidak akan tahu pasti kapan saja di mana proyek Anda berdiri. Jamur ini menjadi keputusan yang tidak efektif atau tidak terjawab, proyek-proyek yang dijalankan dengan buruk dan tim yang tidak efektif.

Pertama, buat pembaruan status menjadi mudah. Tentukan informasi yang Anda perlukan untuk membuat keputusan pada proyek. Kuantitas pengorbanan untuk kualitas. Anda dapat mengumpulkan banyak informasi dari anggota tim Anda, tetapi sebagian besar tidak akan digunakan atau diperlukan. Jangan mengumpulkan informasi yang Anda tidak benar-benar butuhkan. Hanya kumpulkan informasi yang Anda butuhkan.

Setelah Anda menentukan apa yang dibutuhkan, tentukan format yang tepat untuk mengambilnya. Formatnya harus cepat, sederhana dan intuitif. Dapatkan umpan balik dari anggota tim Anda tentang apa yang mereka pikirkan.

Kedua, sebagaimana dinyatakan di atas, kualitas pembaruan status juga terkait dengan apa yang dilakukan dengan informasi tersebut. Jika seorang anggota tim merasa bahwa mereka akan "dihajar" atas segala jenis informasi "buruk", mereka akan enggan memberikannya. Pastikan bahwa informasi digunakan secara konstruktif dan informasi "buruk" serta "baik" dapat diberikan secara gratis.

Secara ringkas, tentukan informasi apa yang Anda butuhkan, format yang bagus dan sederhana untuk menerimanya, dan kemudian gunakan dengan tepat.

# 3: Adakan Rapat Reguler

Reaksi pertama Anda mungkin sangat negatif karena pengalaman yang kita semua miliki dengan pertemuan yang tidak relevan dan / atau tidak direncanakan dengan baik. Namun demikian, dilakukan dengan benar, pertemuan dapat menjadi alat yang berharga dalam kinerja tim Anda.

Rudolph Giuliani, mantan walikota New York City, mengadakan rapat pagi setiap hari dengan semua staf topnya. Dia melanjutkan ini bahkan melalui bencana 11 September 2001. Ini menyediakan semua orang dengan forum untuk membahas apa yang sedang terjadi, mengangkat masalah, mempelajari apa yang dilakukan orang lain dan yang paling penting, memiliki akses langsung ke pembuat keputusan.

Anda mungkin tidak ingin mengadakan pertemuan setiap hari, tetapi Anda masih dapat memperoleh manfaat dari rapat tim proyek reguler jika Anda mengikuti panduan ini:

  • Buat rapat Anda singkat. Jangan biarkan pertemuan Anda berlarut-larut melewati waktu yang ditentukan atau anggota tim Anda akan tumbuh untuk meremehkan mereka dan mereka akan dengan cepat kehilangan keefektifannya.
  • Pastikan bahwa pembuat keputusan yang tepat ada di rapat. Pengetahuan bahwa keputusan dapat dan akan dibuat pada pertemuan akan sangat meningkatkan keefektifannya. Anggota tim akan memastikan bahwa mereka hadir dan bahwa mereka memiliki masalah dan pertanyaan siap. Ketika keputusan sedang dibuat, bukannya ditunda untuk mendapatkan pengambil keputusan yang tepat di dalam ruangan, tim Anda akan menjadi jauh lebih efektif karena mereka dapat mengambil keputusan dan bertindak atasnya.
  • Punya agenda yang pasti. Jangan pergi ke pertemuan tanpa setidaknya rencana dasar untuk apa yang ingin Anda cakup. Miliki agenda khusus dengan tujuan spesifik untuk apa yang ingin Anda capai dan patuhi. Tangani topik sampingan nanti di luar rapat jika memungkinkan.

# 4: Dapatkan Tim Anda Bersama di Luar Kantor

Hubungan yang baik yang berkembang dalam tim proyek Anda akan mendorong efisiensi dan produktivitas yang tidak dapat diciptakan sebaliknya. Anggota tim yang berkomunikasi dengan baik satu sama lain, menghormati satu sama lain dan bahkan saling menyukai satu sama lain akan bekerja sama dengan lebih baik dan meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan.

Salah satu metode terbaik untuk meningkatkan hubungan anggota tim adalah mengumpulkan anggota tim Anda di luar lingkungan kantor. Secara berkala pergi keluar dan lakukan sesuatu yang menyenangkan. Pergi keluar untuk makan siang. Lakukan kunjungan lapangan ke organisasi lain yang telah mengerjakan proyek serupa. Pergi ke pertandingan bisbol. Jadilah kreatif. Anda akan terkejut – langkah tunggal yang sangat sederhana ini akan sangat membantu meningkatkan kinerja tim Anda.

# 5: Rayakan Prestasi

Dalam kecepatan sibuk hari ini, pencapaian sering kali tidak diketahui dan tidak dikenali. Kami fokus pada kegagalan kami tetapi jarang pada keberhasilan kami. Adalah penting bahwa Anda menemukan hal-hal untuk dirayakan. Rayakan satu set tugas yang diselesaikan tepat waktu atau lebih awal. Rayakan penyelesaian proyek. Rayakan hal-hal kecil serta hal-hal besar. Ini akan memberikan motivasi bagi anggota tim Anda untuk mencapai lebih banyak dan membuat lingkungan proyek Anda secara umum lebih menyenangkan. Kinerja individu dan tim sering dapat dikaitkan dengan sikap mereka. Merayakan prestasi hampir selalu membantu memperbaiki sikap.

Bagaimana Anda merayakan pencapaian? Ada berbagai metode mulai dari pertemuan besar atau pesta hingga ucapan terima kasih yang sangat kecil. Anda tidak harus selalu merayakan dengan cara yang megah. Terkadang pengakuan kecil berarti lebih banyak: pengakuan pribadi dalam sebuah pertemuan, catatan tulisan tangan, "penghargaan" yang dibuat. Jika anggota tim Anda tahu bahwa Anda menghargai kontribusi mereka dan dengan tulus mengakui mereka, mereka akan mengejar dan terus meningkatkan kinerja mereka.

Akhirnya, merayakan tonggak-tonggak individu juga. Ini tidak harus terkait dengan proyek tetapi bisa menjadi ulang tahun, hari jadi perusahaan, promosi, dll. Ini hanya menciptakan lingkungan proyek yang menyenangkan yang dinikmati anggota tim.

# 6: Menangani Kegagalan Head-On

Sama pentingnya dengan merayakan prestasi adalah menghadapi kegagalan tim Anda secara langsung. Tak usah dikatakan bahwa ini adalah tugas yang sulit. Setiap tim proyek akan mengalami kegagalan dan juga keberhasilan. Apa yang sering kali memisahkan tim yang sangat efektif dari yang tidak efektif bukanlah bagaimana mereka menangani keberhasilan tetapi bagaimana mereka menghadapi kegagalan.

Jika kegagalan tidak ditangani dengan benar, itu akan menjadi "gajah" di belakang tim Anda dan akan memuatnya di semua proyek di masa depan. Tidak ada yang mau membicarakannya tetapi semua orang bisa merasakan "awan" menggantung di atas proyek. Penting bahwa tim duduk dan mendiskusikan apa yang terjadi. Menyebarkan rasa frustrasi saja bisa membuat Anda bergerak maju. Namun, berhati-hatilah. Ini seharusnya tidak pernah berubah menjadi tuduhan atau cedera pribadi. Pastikan bahwa semua orang memahami bahwa ini akan dilakukan secara profesional dan sopan dengan fokus pada cara meningkatkan dan bahwa pengecualian terhadap aturan ini sama sekali tidak diperbolehkan.

Terkadang membantu untuk membuat tim proyek menjauh dari "pengaturan proyek" untuk periode waktu yang singkat. Pergi ke luar kantor. Bicarakan apa yang terjadi. Apa yang dilakukan tim itu bagus. Apa yang bisa dilakukan tim dengan lebih baik? Tetap positif, tetapi jangan takut untuk berbicara tentang apa yang seharusnya dilakukan dengan lebih baik.

Setelah Anda melalui proses ini, lakukan perubahan yang sesuai. Belajar dari kesalahan. Proyek berikutnya tidak akan sempurna, tetapi bisa selalu lebih baik. Implementasikan beberapa pelajaran yang dipetik.

Singkatnya, menangani kegagalan secara langsung, berusaha membuat perubahan dan kemudian bergerak maju dan berhenti berurusan dengan masa lalu.

# 7: Mendorong Masukan Tim

Anggota tim sering kali dapat menemukan ide-ide terbaik tentang cara meningkatkan produktivitas tim dan kesuksesan akhir. Jadilah kreatif dengan metode tentang cara mengumpulkan masukan mereka. Sisakan beberapa menit waktu dalam pertemuan Anda untuk ide dan saran. Terbuka untuk mereka. Dorong anggota tim Anda untuk memberikan masukan secara teratur dan dalam berbagai format. Terbuka dengan masukan dan bertindaklah yang tepat.

Tidak hanya anggota tim yang menawarkan ide-ide yang benar-benar produktif (diberikan juga mereka akan menawarkan beberapa yang tidak produktif), tetapi mereka akan merasa lebih memiliki kepemilikan dan tanggung jawab terhadap proyek ketika mereka memiliki beberapa masukan tentang bagaimana proyek tersebut dijalankan.

# 8: Memberdayakan Pengambil Keputusan

Sering ada yang lebih buruk daripada tim proyek yang tidak memiliki pengambil keputusan. Tim kemudian harus membuat keputusan oleh komite yang seringkali merupakan proses yang rumit dan memakan waktu. Identifikasi siapa pembuat keputusan, jelaskan kepada tim yang pengambil keputusan akan dan tetap dengan itu. Sering kali, masukan anggota tim harus diminta, tetapi harus ada satu orang yang membuat keputusan.

Perhatikan bahwa ada lebih dari satu pembuat keputusan. Bisa ada pembuat keputusan untuk bidang keahlian yang berbeda seperti pengembangan produk, pengujian, teknik, pemasaran, dll. Dan manajer proyek dapat menjadi pengambil keputusan utama untuk proyek ini secara keseluruhan di luar masalah bisnis yang perlu diputuskan oleh manajemen.

Hubungan ini secara langsung dengan mengadakan pertemuan rutin. Para pembuat keputusan Anda perlu dilibatkan dalam pertemuan untuk membuat pertemuan dan tim Anda efektif, dan untuk menyediakan sebuah forum untuk masukan tim dan untuk pengambilan keputusan yang cepat.

# 9: Beri Mereka Alat yang Mereka Butuhkan

Salah satu frustrasi umum anggota tim adalah tidak memiliki alat yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini mencakup dua area: alat yang spesifik pekerjaan (platform pengujian, komputer yang bagus, perangkat lunak yang tepat untuk perancang grafis), dan alat untuk mengelola proyek.

Alat yang spesifik pekerjaan sudah cukup jelas. Jika anggota tim Anda membutuhkan sesuatu untuk melakukan pekerjaan mereka, tidak ada yang lebih membuat frustrasi (atau yang membuang-buang waktu lebih banyak) daripada tidak memilikinya. Dapatkan untuk mereka. Saya memahami kendala anggaran yang dihadapi organisasi, tetapi menemukan cara untuk menang. Pinjam dari departemen lain untuk sementara waktu, mohon, tetapi temukan cara untuk memberi tim Anda apa yang dibutuhkan untuk menjadi sukses. Ini tidak hanya akan membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik, tetapi juga akan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda akan memukul mereka.

Ketika kita berbicara tentang alat yang digunakan untuk benar-benar mengelola proyek, itu menjadi sedikit lebih membingungkan. Apa yang membuat frustrasi anggota tim adalah ketika mereka harus menghabiskan banyak waktu menggunakan alat untuk mengelola proyek itu sendiri – yaitu memperbarui status. Berapa banyak orang menghabiskan berjam-jam karena mereka masih menggunakan spreadsheet untuk melacak informasi proyek? Anda tidak perlu memulai ekspedisi besar untuk menemukan dan menerapkan sistem perangkat lunak manajemen proyek besar. Ada alat yang lebih sederhana yang tersedia dan Anda bahkan dapat menggunakan proses yang lebih baik untuk menambah alat-alat internal yang ada. Ikuti prinsip-prinsip dasar ini:

  • Sediakan alat yang hanya akan meminta informasi yang benar-benar Anda gunakan (terkait dengan poin sebelumnya).
  • Jadikan alat mudah diakses.
  • Buat informasi mudah diakses (sehingga mereka tidak perlu mencari informasi yang benar).
  • Pastikan bahwa ini tidak menghabiskan waktu (jangan minta mereka menghabiskan waktu setiap minggu untuk memperbarui status).
  • Pastikan alat tidak sulit atau terlalu rumit untuk digunakan untuk tugas yang ada di tangan – membuatnya tetap sederhana.

Sisi lain dari ini adalah situasi di mana anggota tim tidak ingin menggunakan alat, tetapi lebih suka menggunakan apa pun dan tetap di kepompong mereka. Anda masih perlu menyediakan alat yang tepat, dan tidak ada yang salah dengan mengharapkan mereka untuk menggunakannya. Namun demikian, pastikan Anda mengikuti prinsip di atas.

# 10: Dimasukkan Metode Mengelola Masalah dan Perubahan

Perubahan diberikan di hampir setiap proyek dan itu bisa menjadi hal yang baik. Yang perlu Anda lakukan adalah menerapkan sistem untuk mengelolanya. Perubahan yang tidak dikelola dapat sangat cepat menghilangkan peningkatan kinerja dan motivasi apa pun yang telah Anda buat dengan tim Anda. Alasannya sederhana. Jika anggota tim Anda telah bekerja keras, terencana dengan baik dan berkinerja baik hanya untuk dihantam oleh perubahan tak terduga yang mengharuskan mereka bekerja lebih lama dan itu dapat membahayakan keberhasilan proyek, motivasi dan kinerja tim akan turun terburu-buru.

Itu tidak berarti bahwa kita tidak boleh membiarkan perubahan – kita harus. Sumber daya, lingkungan dan kebutuhan bisnis semua berubah dan kita harus fleksibel untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan yang berubah. Namun, kami harus melakukannya dengan cara yang tidak membahayakan kinerja tim kami.

Sistem Anda untuk mengelola perubahan tidak harus rumit. Bahkan, itu bisa sangat sederhana. Tetapi setidaknya harus mengikuti aturan sederhana ini:

  • Semua perubahan harus disalurkan melalui proses yang sama.
  • Anggota tim Anda harus memiliki masukan ke dalam perubahan. Mereka mungkin tidak memiliki wewenang untuk menyetujui atau tidak menyetujui perubahan, tetapi mereka dapat menunjukkan waktu dan upaya yang diperlukan dan apa konsekuensi dari perubahan tersebut (mis. Kiriman lainnya akan terlambat, proyek akan selesai nanti, dll.) .
  • Jangan izinkan siapa pun untuk bekerja pada perubahan sampai disetujui.
  • Identifikasi dengan jelas siapa yang memiliki wewenang untuk menyetujui perubahan.
  • Pastikan bahwa ada nilai organisasi untuk menerapkan perubahan.

Seperti halnya perubahan, masalah akan muncul di setiap proyek. Anda juga membutuhkan sistem untuk mengelola ini. Ini dapat sesederhana spreadsheet yang memuat masalah, ketika muncul, siapa yang bertanggung jawab dan tindakan apa yang akan diambil untuk mengatasinya. Pertemuan berkala Anda dapat menjadi tempat yang bagus untuk mengangkat masalah dan pada kenyataannya Anda harus memberi mereka waktu untuk mengangkat masalah. Sistem manajemen masalah Anda tidak harus rumit, tetapi perlu ada dan seseorang (biasanya seorang manajer proyek) harus bertanggung jawab untuk mengoordinasikannya. Ini akan memastikan bahwa masalah tidak hilang atau terlupakan (ini akan selalu kembali menghantui Anda pada saat yang paling tidak tepat), dan bahwa mereka tidak mempengaruhi keseluruhan kinerja proyek dan tim proyek.

Kesimpulan

Meningkatkan kinerja tim proyek dapat menjadi percakapan yang sangat panjang dan mendetail yang mencakup banyak bidang pengetahuan yang berbeda seperti psikologi, perilaku organisasi, bisnis, dinamika tim, dll. Namun, ada beberapa metode mendasar sederhana yang dapat Anda masukkan dengan mudah tempatkan hari ini yang dapat mengarah pada hasil jangka pendek yang nyata, tingkatkan kinerja tim proyek Anda, dan tingkatkan keberhasilan proyek Anda.

Lihatlah organisasi dan proyek Anda sendiri. Munculkan gagasan lain yang serupa yang juga akan produktif di organisasi Anda. Pilih beberapa metode yang terdaftar di sini yang menurut Anda akan memiliki dampak terbesar dan fokus pada ini.

Manajemen proyek tidak mudah, tetapi dengan beberapa ketekunan, fleksibilitas dan pelaksanaan beberapa praktik manajemen proyek mendasar, Anda dapat mulai melihat lebih banyak kesuksesan dalam proyek Anda sendiri.

[ad_2]

OPIE: Proses Sederhana untuk Manajemen Proyek oleh Tim

[ad_1]

Kadang-kadang tim akan memulai proyek yang ditetapkan dan tidak dapat mengelolanya karena pengetahuan yang cukup tentang bagaimana merencanakan dan menerapkannya. Di lain waktu, tim mungkin memiliki proyek yang sukses dalam pekerjaan dan tidak mau membawa proyek ke kesimpulan atau tidak tahu kapan harus memberi tahu proyek utama selesai. Memiliki proses yang menunjukkan cara merencanakan dan menerapkan serta memulai dan menghentikan prosedur akan memungkinkan tim untuk mengelola proyek dengan lebih baik. Sebuah tim proses sederhana dapat digunakan adalah O.P.I.E. The O.P.I.E. Proses terdiri dari 4 tahap utama yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek berkualitas dengan tanggal yang diinginkan. Tahapan O.P.I.E. Buka dan Rencanakan, lalu Implement, dan akhirnya Akhiri. Mengucapkan O.P.I.E. akronim dapat berupa O-P atau O-Pi. Tidak semua proyek akan membutuhkan semua langkah dan output dari setiap tahap proses, namun semua proyek akan membutuhkan setiap tahap utama dilakukan.

Langkah-langkah Kunci dalam Buka Tahap

  • Tentukan Tujuan – untuk mengkomunikasikan proyek ini layak dilakukan
  • Lakukan Analisis – untuk memastikan proyek layak dilakukan
  • Dapatkan Preliminary Approval – untuk memastikan proyek tersebut layak
  • Tetapkan Manajer Proyek – – untuk memastikan proyek berjalan ke depan

Langkah-langkah Kunci dalam Rencana Tahap

  • Spesifikasi Dokumen – untuk memastikan semua orang mengetahui tingkat dan hasil proyek
  • Kembangkan Jadwal – untuk memastikan waktu yang tepat
  • Tentukan Sumber Daya – untuk memastikan cukup orang, peralatan, dan persediaan diberikan
  • Perkirakan Anggaran – untuk memastikan proyek ini efektif biaya
  • Dapatkan Persetujuan Rencana – untuk memastikan proyek tersebut adalah keuangan

Langkah-langkah Kunci dalam Melaksanakan Tahap

  • Bertahan Rapat – untuk memastikan masalah proyek dibahas dan dipecahkan
  • Jalankan Rencana – untuk tetap di jalur untuk menjadwalkan
  • Rencana Monitor – untuk melacak sumber daya dan anggaran
  • Kembangkan Komunikasi – untuk memberi tahu semua orang apa yang terjadi dengan proyek
  • Menangani Masalah – untuk memastikan tim bekerja sama dalam tujuan yang sama
  • Menyiapkan Progress Review – untuk memberi tahu tim dan manajemen tentang apa yang terjadi dengan proyek
  • Dapatkan Persetujuan Kinerja – untuk membiarkan manajemen menyetujui / menolak perubahan

Langkah-langkah Kunci dalam Akhir Tahap

  • Tutup Administrasi – untuk berbagi pelajaran yang dipelajari serta jadwal yang ketat dan sumber daya rilis
  • Hold Celebration – untuk berterima kasih kepada tim atas kontribusi dan memotivasi kinerja masa depan
  • Rencanakan Kompensasi – untuk memotivasi anggota tim dalam kinerja masa depan
  • Lakukan Evaluasi – untuk mengukur proyek menggunakan indikator keberhasilan tertentu

Tidak semua proyek tim akan memerlukan semua langkah dan output dari setiap tahap proses, namun semua proyek akan membutuhkan setiap tahap utama disertakan. Memanfaatkan O.P.I.E: tahapan Open, Plan, Implement, dan End; harus membantu tim untuk mengetahui apa yang harus dilakukan pada setiap tugas proyek serta mengasuransikan proyek memiliki titik penghentian sehingga tim dapat kembali ke pekerjaan normal secara penuh waktu atau mulai bekerja pada proyek baru yang penting.

Catatan: Langkah-langkah proses di atas adalah dari buku "Perencanaan dan Implementasi Proyek OPIE untuk Tim" oleh Shirley Fine Lee, hak cipta 2012. Semua hak dilindungi undang-undang.

[ad_2]